Nutzungsbedingungen für gewerbliche Nutzer

1. Wer wir sind und Gegenstand

Titus Docs (docs.titusone.pt) ist ein privater Dienst des Produkts TitusOne, betrieben von [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada], nachfolgend „wir“ oder „Titus Docs“. Diese Bedingungen regeln die Nutzung des Dienstes durch gewerbliche Nutzer, d. h. durch natürliche oder juristische Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit handeln (Kreditvermittler, Immobilienmakler, Steuerberater und Ähnliche), nachfolgend „gewerblicher Nutzer“.

Der Dienst ermöglicht es dem gewerblichen Nutzer, einen Erfassungslink zu erstellen und an seinen Endkunden (den „Inhaber“) zu senden. Der Inhaber öffnet den Link, bestätigt die angeforderten Dokumente, erteilt seine Einwilligung und gibt die Zugangsdaten für die erforderlichen offiziellen Portale ein. Ein Software-Roboter, der auf unseren Servern in einem isolierten Browser läuft, meldet sich im Namen des Inhabers bei diesen Portalen an und lädt die offiziellen Dokumente als PDF herunter, die anschließend dem gewerblichen Nutzer zur Verfügung stehen.

Titus Docs stellt außerdem leere offizielle Formulare als PDF von Stellen wie der AT, der AIMA, dem IRN, der Sozialversicherung (Segurança Social) und dem IMT bereit, ergänzt durch Erläuterungen und einen Assistenten, der beim Verständnis der Felder hilft. Wir füllen diese Formulare nicht aus, reichen sie bei keiner Stelle ein und übernehmen keinerlei Gewähr für eine Genehmigung oder ein Ergebnis bei den zuständigen Stellen.

Titus Docs ist weder Kreditvermittler noch Immobilienmakler, Steuerberatungskanzlei oder Rechts- bzw. Steuerberatungsdienst. Wir beschränken uns darauf, die Beschaffung von Dokumenten zu automatisieren, die der Inhaber selbst bereits über die offiziellen Portale erhalten kann.

2. Konto, Virtuelles Büro, API und Webhooks

Um den Dienst als gewerblicher Nutzer zu nutzen, ist die Einrichtung eines Kontos erforderlich. Die bei der Registrierung angegebenen Daten müssen wahrheitsgemäß, vollständig und aktuell sein. Das Konto ist persönlich und nicht übertragbar; der gewerbliche Nutzer ist für alle über das Konto vorgenommenen Handlungen verantwortlich und muss seine Zugangsdaten geheim halten.

Das Konto gewährt Zugang zum Virtuellen Büro, in dem der gewerbliche Nutzer Erfassungen anlegt, deren Status verfolgt, die erhaltenen Dokumente herunterlädt und seine Credits verwaltet. Zudem stellen wir eine API und Webhooks zur Integration in die Systeme des gewerblichen Nutzers bereit. Die API-Schlüssel sind vertraulich; der gewerbliche Nutzer muss sie bei Verdacht auf missbräuchliche Nutzung unverzüglich widerrufen.

Der gewerbliche Nutzer kann dem Konto Nutzer aus seiner Organisation zuordnen; er ist für deren Handlungen verantwortlich und hat sicherzustellen, dass diese die vorliegenden Bedingungen einhalten.

3. Credits, Preise und Zahlungen

Der Dienst wird über im Voraus erworbene Credits bezahlt. Pro angefordertem Dokument wird 1 Credit verbraucht. Wird ein Dokument nicht erhalten, wird der entsprechende Credit dem Guthaben des gewerblichen Nutzers wieder gutgeschrieben. Ein Dokument gilt als nicht erhalten, wenn das angeforderte PDF aus Gründen, die weder vom gewerblichen Nutzer noch vom Inhaber zu vertreten sind, nicht heruntergeladen werden kann.

Die Preise der Credit-Pakete und die geltenden Bedingungen sind die zum Zeitpunkt des Kaufs auf der Preisseite angegebenen. Die Beträge können ohne IVA angegeben sein; die Steuer wird gegebenenfalls zum jeweils geltenden gesetzlichen Satz hinzugerechnet. Für jeden Kauf stellen wir eine Rechnung mit den vom gewerblichen Nutzer angegebenen Rechnungsdaten aus.

Schlägt eine Erfassung fehl, weil der Inhaber falsche Zugangsdaten eingegeben, die Anfrage nicht bestätigt oder die Frist der Erfassung verstreichen lassen hat, wird der Credit nur verbraucht, wenn das Dokument tatsächlich erhalten wurde. Nicht genutzte Credits verbleiben im Guthaben, sofern der Vertrag nicht gemäß Abschnitt 10 beendet wird. Vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Bestimmungen werden erworbene Credits nicht in Geld erstattet.

4. Pflichten des gewerblichen Nutzers

Der gewerbliche Nutzer verpflichtet sich, den Dienst nur für rechtmäßige Zwecke im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit zu nutzen und nur solche Dokumente anzufordern, die für den dem Inhaber mitgeteilten Zweck erforderlich und verhältnismäßig sind.

Bei der Erfassung ist der gewerbliche Nutzer im Sinne der RGPD der Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Inhabers, und Titus Docs handelt als sein Auftragsverarbeiter. Es obliegt dem gewerblichen Nutzer, über eine gültige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu verfügen (zum Beispiel die Einwilligung des Inhabers oder vorvertragliche Maßnahmen auf dessen Anfrage), den Inhaber gemäß Artikel 13 und 14 RGPD zu informieren und an ihn gerichtete Anträge auf Ausübung von Betroffenenrechten zu beantworten. Die Verarbeitung, die wir in seinem Auftrag vornehmen, unterliegt der Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die integraler Bestandteil dieser Bedingungen ist und in unserer Datenschutzerklärung enthalten ist.

Dem gewerblichen Nutzer ist es untersagt: selbst im Namen des Inhabers Zugangsdaten einzugeben, die ihm nicht vom Inhaber selbst mit dessen Wissen und Willen übergeben wurden; den Inhaber aufzufordern, ihm die Zugangsdaten auf anderem Wege mitzuteilen; den Dienst zu nutzen, um ohne Berechtigung auf Daten Dritter zuzugreifen; zu versuchen, technische Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen; den Dienst missbräuchlich zu überlasten; oder den Zugang zum Dienst ohne unsere schriftliche Zustimmung weiterzuverkaufen.

Der gewerbliche Nutzer darf die erhaltenen Dokumente nur so lange aufbewahren, wie es für den Zweck, zu dem sie angefordert wurden, erforderlich ist, und muss sie aus seinen Systemen löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

5. Autorisierung durch den Inhaber und Erfassungslink

Keine Erfassung wird gestartet, ohne dass der Inhaber den Link öffnet, sieht, wer die Dokumente zu welchen Zwecken angefordert hat, die zu beschaffenden Dokumente bestätigt und seine ausdrückliche Einwilligung erteilt. Die Einwilligung ist freiwillig und spezifisch und kann jederzeit vor oder während der Erfassung widerrufen werden; hierzu genügt es, den Vorgang zu schließen oder uns zu kontaktieren.

Der Nachweis der Einwilligung (Datum und Uhrzeit, autorisierte Dokumente und der gewerbliche Nutzer, der die Anfrage gestellt hat) wird von uns zu Nachweis- und Prüfzwecken gemäß der Datenschutzerklärung gespeichert.

Der Erfassungslink ist persönlich und zeitlich begrenzt nutzbar. Der gewerbliche Nutzer darf ihn nur an den Inhaber senden, für den er bestimmt ist, und zwar über einen Kanal, den er für sicher hält; er darf ihn nicht an Dritte weiterleiten. Der gewerbliche Nutzer gewährleistet, dass der Inhaber den Dienst bei ihm angefragt oder akzeptiert hat und dass er klar darüber informiert wurde, was geschehen wird.

6. Zugangsdaten für die Portale

Die Zugangsdaten für die Portale (zum Beispiel NIF und Passwort für das Steuerportal (Portal das Finanças), NISS und Passwort für das Online-Portal der Sozialversicherung (Segurança Social Direta) sowie die per SMS erhaltenen Codes, wenn das Portal diese verlangt) werden vom Inhaber selbst auf der Erfassungsseite eingegeben. Der Zugang zur portugiesischen Zentralbank (Banco de Portugal) erfolgt über die Authentifizierung der Steuerverwaltung (Finanças).

Die Zugangsdaten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt, nur während der Erfassung verwendet, für einen begrenzten Zeitraum (höchstens 24 Stunden) aufbewahrt und am Ende des Vorgangs gelöscht. Der gewerbliche Nutzer sieht die Zugangsdaten des Inhabers zu keinem Zeitpunkt, und Titus Docs stellt sie dem gewerblichen Nutzer unter keinen Umständen zur Verfügung. Unsere Mitarbeiter verwenden die Zugangsdaten zu keinem anderen Zweck als der angeforderten Erfassung.

Der Roboter fordert ausschließlich die vom Inhaber autorisierten Dokumente an und lädt nur diese herunter. Er ändert keine Daten in den Portalen, reicht keine Erklärungen ein, leistet keine Zahlungen und ändert keine Passwörter. Wir empfehlen dem Inhaber, als bewährte Sicherheitsmaßnahme seine Passwörter nach der Erfassung zu ändern.

7. Verfügbarkeit der Portale und Grenzen des Dienstes

Der Dienst ist von offiziellen Portalen abhängig, auf die wir keinen Einfluss haben. Diese können nicht verfügbar sein, gewartet werden, ihre Struktur ändern, zusätzliche Authentifizierungen verlangen, Konten vorübergehend sperren oder automatisierte Zugriffe verweigern. In diesen Fällen kann die Erfassung fehlschlagen, länger dauern oder ein erneutes Tätigwerden des Inhabers erfordern.

Wir bemühen uns, den Dienst verfügbar zu halten und den Roboter an Änderungen der Portale anzupassen, garantieren jedoch weder eine ständige Verfügbarkeit noch bestimmte Lieferfristen noch, dass alle Dokumente in allen Fällen beschafft werden können. Der Status jeder Anfrage wird im Virtuellen Büro angezeigt.

Die heruntergeladenen Dokumente sind die von den Portalen ausgestellten offiziellen PDF, ohne Änderungen unsererseits. Ihre Richtigkeit, Gültigkeit und Anerkennung durch Dritte (zum Beispiel durch eine Bank) hängen von der ausstellenden Stelle und vom Empfänger ab und werden von uns nicht garantiert.

8. Haftung

Wir haften für die Erfüllung unserer Pflichten nach Maßgabe des Gesetzes und dieser Bedingungen. Wir haften nicht für Schäden, die sich aus vom gewerblichen Nutzer oder vom Inhaber bereitgestellten unrichtigen Informationen, aus der Nichtverfügbarkeit der offiziellen Portale, aus Entscheidungen Dritter auf Grundlage der erhaltenen Dokumente (wie der Ablehnung eines Kredits), aus einer diesen Bedingungen zuwiderlaufenden Nutzung des Dienstes oder aus höherer Gewalt ergeben.

Soweit gesetzlich zulässig, ist unsere Gesamthaftung gegenüber dem gewerblichen Nutzer für jeden Sachverhalt im Zusammenhang mit dem Dienst auf den Betrag begrenzt, den der gewerbliche Nutzer in den zwölf Monaten vor dem anspruchsbegründenden Ereignis gezahlt hat. Diese Beschränkung gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie nicht für Haftungen, deren Beschränkung gesetzlich unzulässig ist.

Der gewerbliche Nutzer ist gegenüber dem Inhaber und gegenüber Dritten für seine Verarbeitung der erhaltenen Daten und Dokumente verantwortlich und hat uns von Ansprüchen freizustellen, die sich aus Anfragen ohne Rechtsgrundlage oder ohne Autorisierung durch den Inhaber ergeben.

9. Geistiges Eigentum

Die Software, das Design, die Marken „Titus Docs“ und „TitusOne“, die Texte, die Erläuterungen zu den Formularen und der Titus-Assistent sind Eigentum der Betreibergesellschaft oder ihrer Lizenzgeber und durch Rechte des geistigen Eigentums geschützt. Der gewerbliche Nutzer erhält für die Dauer des Vertrags eine beschränkte, widerrufliche, nicht ausschließliche und nicht übertragbare Lizenz zur Nutzung des Dienstes.

Die leeren offiziellen Formulare gehören den jeweiligen öffentlichen Stellen und werden lediglich zur Einsichtnahme und Verwendung durch den Nutzer bereitgestellt. Die über die Portale erhaltenen Dokumente gehören dem Inhaber, den sie betreffen; uns werden keinerlei Rechte an ihrem Inhalt eingeräumt.

10. Sperrung und Beendigung

Wir können das Konto, soweit zumutbar nach vorheriger Ankündigung, sperren oder schließen, wenn der gewerbliche Nutzer gegen diese Bedingungen verstößt, den Dienst rechtswidrig oder missbräuchlich nutzt, Dokumente ohne Autorisierung des Inhabers anfordert oder wenn ein Risiko für die Sicherheit des Dienstes oder Dritter besteht. In schwerwiegenden Fällen kann die Sperrung sofort erfolgen.

Der gewerbliche Nutzer kann den Vertrag jederzeit beenden, indem er das Konto schließt oder uns bittet, dies zu tun. Nach Vertragsende werden die Dokumente innerhalb der in der Datenschutzerklärung angegebenen Fristen gelöscht; die Einwilligungs- und Prüfprotokolle werden für die in dieser Erklärung angegebene gesetzliche Frist aufbewahrt.

Die Beendigung berührt weder bereits fällige Rechte und Pflichten noch die Klauseln, die ihrer Natur nach fortbestehen sollen (wie diejenigen zu Haftung, geistigem Eigentum und Datenschutz).

11. Änderungen der Bedingungen

Wir können diese Bedingungen aktualisieren, um Änderungen des Dienstes, der Rechtslage oder bewährter Praktiken Rechnung zu tragen. Wir informieren den gewerblichen Nutzer per E-Mail oder im Virtuellen Büro, mit angemessener Vorlaufzeit, wenn ihn die Änderung in erheblicher Weise betrifft. Die Nutzung des Dienstes nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als deren Annahme; wenn Sie nicht einverstanden sind, können Sie den Vertrag beenden.

12. Anwendbares Recht, Gerichtsstand und Kontakt

Diese Bedingungen unterliegen portugiesischem Recht. Für die Beilegung von Streitigkeiten zwischen uns und dem gewerblichen Nutzer ist das Gericht des Gerichtsbezirks zuständig, in dem die Betreibergesellschaft ihren Sitz hat, unter ausdrücklichem Verzicht auf jeden anderen Gerichtsstand, unbeschadet der geltenden zwingenden Vorschriften.

Bei allgemeinen Fragen wenden Sie sich bitte an geral@titusone.pt. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an dpo@titusone.pt. Betreibergesellschaft: [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada].