So laden Sie Ihre Kunden ein, Dokumente zu teilen

1. Erstellen Sie den Auftrag. Wählen Sie im Virtuellen Büro unter Aufträge → Neuer Auftrag den Kunden aus (oder legen Sie ihn an) und markieren Sie die Dokumente.
2. Geben Sie Kontext. Geben Sie eine interne Referenz und auf Wunsch eine Notiz für den Kunden an (zum Beispiel: „für den Kreditantrag bei Bank X“). Legen Sie die Gültigkeitsdauer des Links fest.
3. Senden Sie den Link. Kopieren Sie den Abruf-Link und senden Sie ihn per E-Mail, SMS oder WhatsApp. Prüfen Sie, ob die Kontaktdaten des Kunden korrekt sind.
4. Stimmen Sie den Zeitpunkt ab. Bitten Sie den Kunden, den Link zu öffnen, wenn er sein Handy griffbereit hat: Einige Portale senden während des Abrufs einen Code per SMS.
5. Verfolgen Sie den Fortschritt. Im Auftrag sehen Sie, ob der Link geöffnet und genehmigt wurde, sowie den Status jedes Dokuments. Nach Abschluss laden Sie alles auf einmal herunter.

Bewährte Vorgehensweisen

• Bitten Sie Ihren Kunden niemals per Nachricht um das Passwort für das Finanzamt (Finanças) oder die Sozialversicherung (Segurança Social). Dafür gibt es den Link.
• Fordern Sie nur die Dokumente an, die Sie für den Vorgang benötigen.
• Hat der Kunde kein Passwort für das Portal, kann er es direkt im Portal beantragen; das Passwort wird per Post zugesandt. Sie können inzwischen mit den Dokumenten fortfahren, die nicht davon abhängen.

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