Termini di servizio per i professionisti

1. Chi siamo e oggetto

Titus Docs (docs.titusone.pt) è un servizio privato del prodotto TitusOne, gestito da [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada], di seguito «noi» o «Titus Docs». I presenti termini disciplinano l'utilizzo del servizio da parte dei professionisti, ossia delle persone fisiche o giuridiche che agiscono nell'ambito della propria attività (intermediari del credito, mediatori immobiliari, commercialisti e figure analoghe), di seguito «Professionista».

Il servizio consente al Professionista di creare un link di raccolta e di inviarlo al proprio cliente finale (l'«Interessato»). L'Interessato apre il link, conferma i documenti richiesti, presta il proprio consenso e inserisce le credenziali di accesso ai portali ufficiali necessari. Un robot informatico in esecuzione sui nostri server, in un browser isolato, accede a tali portali per conto dell'Interessato e scarica i documenti ufficiali in PDF, che vengono resi disponibili al Professionista.

Titus Docs mette inoltre a disposizione moduli ufficiali in bianco, in PDF, di enti come l'AT, l'AIMA, l'IRN, la Previdenza Sociale (Segurança Social) e l'IMT, accompagnati da spiegazioni e da un assistente che aiuta a comprendere i campi. Non compiliamo tali moduli, non li presentiamo ad alcun ente e non garantiamo alcuna approvazione o alcun risultato presso gli enti competenti.

Titus Docs non è un intermediario del credito, un'agenzia immobiliare, uno studio di contabilità né un servizio di consulenza legale o fiscale. Ci limitiamo ad automatizzare l'ottenimento di documenti che l'Interessato stesso può già ottenere sui portali ufficiali.

2. Account, Ufficio Virtuale, API e webhook

Per utilizzare il servizio come Professionista è necessario creare un account. I dati forniti in fase di registrazione devono essere veritieri, completi e aggiornati. L'account è personale e non cedibile; il Professionista è responsabile di tutto ciò che viene fatto tramite esso e deve mantenere riservate le proprie credenziali di accesso.

L'account dà accesso all'Ufficio Virtuale (Escritório Virtual), dove il Professionista crea le raccolte, ne segue lo stato, scarica i documenti ottenuti e gestisce i propri crediti. Mettiamo inoltre a disposizione un'API e dei webhook per l'integrazione con i sistemi del Professionista. Le chiavi API sono riservate e il Professionista deve revocarle immediatamente qualora sospetti un utilizzo improprio.

Il Professionista può associare all'account utenti della propria organizzazione, restando responsabile degli atti di tali utenti e del fatto che essi rispettino i presenti termini.

3. Crediti, prezzi e pagamenti

Il servizio si paga tramite crediti acquistati in anticipo. Viene consumato 1 credito per ogni documento richiesto. Se un documento non viene ottenuto, il credito corrispondente viene restituito al saldo del Professionista. Si considera che un documento non sia stato ottenuto quando, per ragioni che non dipendono né dal Professionista né dall'Interessato, non sia possibile scaricare il PDF richiesto.

I prezzi dei pacchetti di crediti e le condizioni applicabili sono quelli indicati nella pagina dei prezzi al momento dell'acquisto. Gli importi possono essere indicati al netto dell'IVA, alla quale si aggiunge l'imposta all'aliquota di legge vigente ove applicabile. Emettiamo fattura per ogni acquisto, con i dati di fatturazione indicati dal Professionista.

Se una raccolta non va a buon fine perché l'Interessato ha inserito credenziali errate, non ha confermato la richiesta o ha lasciato scadere il termine della raccolta, il credito viene consumato solo se il documento è stato effettivamente ottenuto. I crediti non utilizzati restano nel saldo, salvo cessazione del contratto ai sensi della sezione 10. Salvo disposizione di legge imperativa contraria, i crediti acquistati non sono rimborsabili in denaro.

4. Obblighi del Professionista

Il Professionista si impegna a utilizzare il servizio esclusivamente per finalità lecite e connesse alla propria attività professionale, e a richiedere solo i documenti necessari e proporzionati alla finalità comunicata all'Interessato.

Nella raccolta, il Professionista è il titolare del trattamento dei dati personali dell'Interessato, ai sensi del RGPD, e Titus Docs agisce in qualità di suo responsabile del trattamento. Spetta al Professionista disporre di una base giuridica valida per il trattamento (ad esempio, il consenso dell'Interessato o misure precontrattuali adottate su sua richiesta), informare l'Interessato ai sensi degli articoli 13 e 14 del RGPD e rispondere alle richieste di esercizio dei diritti a lui rivolte. Il trattamento che effettuiamo per suo conto è disciplinato dall'accordo sul trattamento dei dati, che costituisce parte integrante dei presenti termini ed è riportato nella nostra Informativa sulla privacy.

Al Professionista è vietato: inserire egli stesso, in nome dell'Interessato, credenziali che non gli siano state consegnate dall'Interessato stesso con la sua consapevolezza e volontà; chiedere all'Interessato di comunicargli le credenziali per altre vie; utilizzare il servizio per accedere a dati di terzi senza autorizzazione; tentare di eludere le misure tecniche di sicurezza; sovraccaricare il servizio in modo abusivo; oppure rivendere l'accesso al servizio senza il nostro accordo scritto.

Il Professionista deve conservare i documenti ottenuti solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati richiesti ed eliminarli dai propri sistemi quando non sono più necessari.

5. Autorizzazione dell'Interessato e link di raccolta

Nessuna raccolta viene avviata senza che l'Interessato abbia aperto il link, visto chi ha richiesto i documenti e per quali finalità, confermato i documenti da ottenere e prestato il proprio consenso espresso. Il consenso è libero, specifico e può essere revocato in qualsiasi momento prima o durante la raccolta, semplicemente chiudendo la procedura o contattandoci.

La registrazione del consenso (data e ora, documenti autorizzati e Professionista che ha effettuato la richiesta) è da noi conservata, a fini di prova e di audit, ai sensi dell'Informativa sulla privacy.

Il link di raccolta è personale e utilizzabile per un tempo limitato. Il Professionista deve inviarlo solo all'Interessato cui è destinato, tramite un canale che ritenga sicuro, e non deve inoltrarlo a terzi. Il Professionista garantisce che l'Interessato gli ha richiesto o ha accettato il servizio e che gli sono state fornite informazioni chiare su ciò che verrà fatto.

6. Credenziali dei portali

Le credenziali di accesso ai portali (ad esempio, NIF e password del portale dell'Autorità Tributaria e Doganale (Portal das Finanças), NISS e password del portale della Previdenza Sociale (Segurança Social Direta), nonché i codici ricevuti via SMS quando il portale li richiede) vengono inserite dall'Interessato stesso nella pagina di raccolta. L'accesso alla Banca del Portogallo (Banco de Portugal) avviene tramite l'autenticazione dell'Autorità Tributaria (Finanças).

Le credenziali sono cifrate con AES-256-GCM, utilizzate solo durante la raccolta, conservate per un periodo limitato (massimo 24 ore) e cancellate al termine della procedura. Il Professionista non vede mai le credenziali dell'Interessato, né Titus Docs le mette a disposizione del Professionista, in nessuna circostanza. I nostri collaboratori non utilizzano le credenziali per scopi diversi dalla raccolta richiesta.

Il robot si limita a richiedere e scaricare i documenti autorizzati dall'Interessato. Non modifica dati sui portali, non presenta dichiarazioni, non effettua pagamenti né modifica le password. Raccomandiamo all'Interessato di cambiare le proprie password dopo la raccolta, come buona pratica di sicurezza.

7. Disponibilità dei portali e limiti del servizio

Il servizio dipende da portali ufficiali che non controlliamo. Questi possono essere non disponibili, in manutenzione, cambiare la propria struttura, richiedere autenticazioni aggiuntive, bloccare temporaneamente gli account o rifiutare accessi automatizzati. In tali casi la raccolta può non andare a buon fine, richiedere più tempo o richiedere un nuovo intervento dell'Interessato.

Ci impegniamo a mantenere il servizio disponibile e ad adattare il robot alle modifiche dei portali, ma non garantiamo una disponibilità permanente, tempi di consegna precisi, né che tutti i documenti possano essere ottenuti in tutti i casi. Lo stato di ogni richiesta è visualizzato nell'Ufficio Virtuale.

I documenti scaricati sono i PDF ufficiali emessi dai portali, senza alcuna modifica da parte nostra. La loro esattezza, validità e accettazione da parte di terzi (ad esempio, da parte di una banca) dipendono dall'ente emittente e dal destinatario, e non sono da noi garantite.

8. Responsabilità

Rispondiamo dell'adempimento dei nostri obblighi ai sensi di legge e dei presenti termini. Non rispondiamo dei danni derivanti da informazioni errate fornite dal Professionista o dall'Interessato, dall'indisponibilità dei portali ufficiali, da decisioni di terzi basate sui documenti ottenuti (come il rifiuto di un credito), da un utilizzo del servizio contrario ai presenti termini o da cause di forza maggiore.

Nella misura consentita dalla legge, la nostra responsabilità complessiva nei confronti del Professionista per qualsiasi fatto relativo al servizio è limitata all'importo pagato dal Professionista nei dodici mesi precedenti il fatto che ha dato origine al reclamo. Tale limitazione non si applica in caso di dolo o colpa grave, né alle responsabilità che la legge non consente di limitare.

Il Professionista è responsabile nei confronti dell'Interessato e dei terzi per il trattamento che effettua dei dati e dei documenti ottenuti, e deve tenerci indenni da reclami derivanti da richieste effettuate senza base giuridica o senza autorizzazione dell'Interessato.

9. Proprietà intellettuale

Il software, il design, i marchi «Titus Docs» e «TitusOne», i testi, le spiegazioni dei moduli e l'assistente Titus sono di proprietà dell'ente gestore o dei suoi licenzianti e sono protetti da diritti di proprietà intellettuale. Il Professionista riceve una licenza d'uso del servizio limitata, revocabile, non esclusiva e non cedibile per la durata del contratto.

I moduli ufficiali in bianco appartengono ai rispettivi enti pubblici e sono messi a disposizione unicamente per la consultazione e l'utilizzo da parte dell'utente. I documenti ottenuti dai portali appartengono all'Interessato cui si riferiscono e non ci viene attribuito alcun diritto sul loro contenuto.

10. Sospensione e cessazione

Possiamo sospendere o chiudere l'account, con preavviso ogniqualvolta ragionevole, se il Professionista viola i presenti termini, utilizza il servizio in modo illecito o abusivo, richiede documenti senza autorizzazione dell'Interessato, o se sussiste un rischio per la sicurezza del servizio o di terzi. Nei casi gravi, la sospensione può essere immediata.

Il Professionista può recedere dal contratto in qualsiasi momento, chiudendo l'account o chiedendoci di farlo. Cessato il contratto, i documenti vengono cancellati entro i termini indicati nell'Informativa sulla privacy e le registrazioni del consenso e di audit sono conservate per il periodo di legge indicato in tale informativa.

La cessazione non pregiudica i diritti e gli obblighi già maturati, né le clausole che, per loro natura, debbano sopravvivere (come quelle relative a responsabilità, proprietà intellettuale e protezione dei dati).

11. Modifiche ai termini

Possiamo aggiornare i presenti termini per tenere conto di modifiche del servizio, della legge o delle buone pratiche. Informeremo il Professionista via e-mail o nell'Ufficio Virtuale, con ragionevole anticipo ogniqualvolta la modifica lo riguardi in modo rilevante. L'utilizzo del servizio dopo l'entrata in vigore delle modifiche ne comporta l'accettazione; in caso di disaccordo, il Professionista può recedere dal contratto.

12. Legge applicabile, foro competente e contatti

I presenti termini sono disciplinati dalla legge portoghese. Per la risoluzione delle controversie tra noi e il Professionista è competente il tribunale del circondario (comarca) della sede dell'ente gestore, con espressa rinuncia a qualsiasi altro foro, fatte salve le norme imperative applicabili.

Per questioni generali, contatti geral@titusone.pt. Per questioni relative alla protezione dei dati, contatti dpo@titusone.pt. Ente gestore: [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada].