Conditions de service pour les professionnels

1. Qui sommes-nous et objet

Titus Docs (docs.titusone.pt) est un service privé du produit TitusOne, exploité par [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada], ci-après « nous » ou « Titus Docs ». Les présentes conditions régissent l'utilisation du service par les professionnels, c'est-à-dire par les personnes physiques ou morales agissant dans le cadre de leur activité (intermédiaires de crédit, agents immobiliers, comptables et assimilés), ci-après le « Professionnel ».

Le service permet au Professionnel de créer un lien de collecte et de l'envoyer à son client final (le « Titulaire »). Le Titulaire ouvre le lien, confirme les documents demandés, donne son consentement et saisit les identifiants d'accès aux portails officiels nécessaires. Un robot informatique fonctionnant sur nos serveurs, dans un navigateur isolé, se connecte à ces portails au nom du Titulaire et télécharge les documents officiels au format PDF, qui sont ensuite mis à la disposition du Professionnel.

Titus Docs met également à disposition des formulaires officiels vierges, au format PDF, d'organismes tels que l'AT, l'AIMA, l'IRN, la Sécurité sociale (Segurança Social) et l'IMT, accompagnés d'explications et d'un assistant qui aide à comprendre les champs. Nous ne remplissons pas ces formulaires, nous ne les soumettons à aucun organisme et nous ne garantissons aucune approbation ni aucun résultat auprès des autorités compétentes.

Titus Docs n'est ni un intermédiaire de crédit, ni une agence immobilière, ni un cabinet comptable, ni un service de conseil juridique ou fiscal. Nous nous limitons à automatiser l'obtention de documents que le Titulaire peut déjà obtenir lui-même sur les portails officiels.

2. Compte, Bureau virtuel, API et webhooks

Pour utiliser le service en tant que Professionnel, il est nécessaire de créer un compte. Les informations fournies lors de l'inscription doivent être exactes, complètes et à jour. Le compte est personnel et incessible ; le Professionnel est responsable de toute action effectuée par son intermédiaire et doit garder confidentiels ses identifiants de connexion.

Le compte donne accès au Bureau virtuel (Escritório Virtual), où le Professionnel crée des collectes, suit leur état, télécharge les documents obtenus et gère ses crédits. Nous mettons également à disposition une API et des webhooks pour l'intégration avec les systèmes du Professionnel. Les clés d'API sont confidentielles et le Professionnel doit les révoquer immédiatement s'il soupçonne une utilisation abusive.

Le Professionnel peut associer au compte des utilisateurs de son organisation ; il est alors responsable des actes de ces utilisateurs et doit veiller à ce qu'ils respectent les présentes conditions.

3. Crédits, prix et paiements

Le service est payé au moyen de crédits achetés à l'avance. 1 crédit est consommé pour chaque document demandé. Si un document n'est pas obtenu, le crédit correspondant est restitué au solde du Professionnel. Un document est considéré comme non obtenu lorsque, pour des raisons ne dépendant ni du Professionnel ni du Titulaire, il n'est pas possible de télécharger le PDF demandé.

Les prix des packs de crédits et les conditions applicables sont ceux indiqués sur la page des tarifs au moment de l'achat. Les montants peuvent être affichés hors IVA, la taxe étant ajoutée au taux légal en vigueur lorsqu'elle est applicable. Nous émettons une facture pour chaque achat, avec les données de facturation indiquées par le Professionnel.

Si une collecte échoue parce que le Titulaire a saisi des identifiants incorrects, n'a pas confirmé la demande ou a laissé expirer le délai de la collecte, le crédit n'est consommé que si le document a effectivement été obtenu. Les crédits non utilisés restent sur le solde, sauf en cas de résiliation du contrat dans les conditions prévues à la section 10. Sauf disposition légale impérative contraire, les crédits achetés ne sont pas remboursables en espèces.

4. Obligations du Professionnel

Le Professionnel s'engage à utiliser le service uniquement à des fins licites et liées à son activité professionnelle, et à ne demander que les documents nécessaires et proportionnés à la finalité qu'il a communiquée au Titulaire.

Dans le cadre de la collecte, le Professionnel est le responsable du traitement des données personnelles du Titulaire, au sens du RGPD, et Titus Docs agit en qualité de sous-traitant. Il appartient au Professionnel de disposer d'une base légale valable pour le traitement (par exemple, le consentement du Titulaire ou des mesures précontractuelles prises à la demande de celui-ci), d'informer le Titulaire conformément aux articles 13 et 14 du RGPD et de répondre aux demandes d'exercice des droits qui lui sont adressées. Le traitement que nous effectuons pour son compte est régi par l'accord de sous-traitance qui fait partie intégrante des présentes conditions et qui figure dans notre Politique de confidentialité.

Il est interdit au Professionnel : de saisir lui-même, au nom du Titulaire, des identifiants qui ne lui ont pas été remis par le Titulaire lui-même en connaissance de cause et de son plein gré ; de demander au Titulaire de lui communiquer ses identifiants par d'autres moyens ; d'utiliser le service pour accéder aux données de tiers sans autorisation ; de tenter de contourner les mesures techniques de sécurité ; de surcharger le service de manière abusive ; ou de revendre l'accès au service sans notre accord écrit.

Le Professionnel ne doit conserver les documents obtenus que pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle ils ont été demandés et doit les supprimer de ses systèmes lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.

5. Autorisation du Titulaire et lien de collecte

Aucune collecte n'est lancée sans que le Titulaire ait ouvert le lien, vu qui a demandé les documents et à quelles fins, confirmé les documents à obtenir et donné son consentement exprès. Le consentement est libre, spécifique et peut être retiré à tout moment avant ou pendant la collecte ; il suffit de fermer le processus ou de nous contacter.

L'enregistrement du consentement (date et heure, documents autorisés et Professionnel à l'origine de la demande) est conservé par nos soins, à des fins de preuve et d'audit, conformément à la Politique de confidentialité.

Le lien de collecte est personnel et d'une durée d'utilisation limitée. Le Professionnel doit l'envoyer uniquement au Titulaire auquel il est destiné, par un canal qu'il juge sûr, et ne doit pas le transférer à des tiers. Le Professionnel garantit que le Titulaire a demandé ou accepté le service et qu'il a reçu une information claire sur ce qui sera effectué.

6. Identifiants des portails

Les identifiants d'accès aux portails (par exemple, le NIF et le mot de passe du portail de l'Administration fiscale (Portal das Finanças), le NISS et le mot de passe du portail de la Sécurité sociale (Segurança Social Direta), ainsi que les codes reçus par SMS lorsque le portail les demande) sont saisis par le Titulaire lui-même sur la page de collecte. L'accès à la Banque du Portugal (Banco de Portugal) s'effectue au moyen de l'authentification de l'Administration fiscale (Finanças).

Les identifiants sont chiffrés en AES-256-GCM, utilisés uniquement pendant la collecte, conservés pendant une durée limitée (24 heures au maximum) et supprimés à la fin du processus. Le Professionnel ne voit jamais les identifiants du Titulaire, et Titus Docs ne les met en aucun cas à la disposition du Professionnel. Nos collaborateurs n'utilisent pas les identifiants à d'autres fins que la collecte demandée.

Le robot se limite à demander et à télécharger les documents autorisés par le Titulaire. Il ne modifie aucune donnée sur les portails, ne soumet aucune déclaration, n'effectue aucun paiement et ne modifie pas les mots de passe. Nous recommandons au Titulaire de modifier ses mots de passe après la collecte, par mesure de bonne pratique en matière de sécurité.

7. Disponibilité des portails et limites du service

Le service dépend de portails officiels que nous ne contrôlons pas. Ceux-ci peuvent être indisponibles, en maintenance, modifier leur structure, exiger des authentifications supplémentaires, bloquer temporairement des comptes ou refuser les accès automatisés. Dans ces cas, la collecte peut échouer, prendre plus de temps ou nécessiter une nouvelle intervention du Titulaire.

Nous nous efforçons de maintenir le service disponible et d'adapter le robot aux modifications des portails, mais nous ne garantissons ni une disponibilité permanente, ni des délais de livraison précis, ni que tous les documents puissent être obtenus dans tous les cas. L'état de chaque demande est affiché dans le Bureau virtuel.

Les documents téléchargés sont les PDF officiels émis par les portails, sans aucune modification de notre part. Leur exactitude, leur validité et leur acceptation par des tiers (par exemple, par une banque) dépendent de l'organisme émetteur et du destinataire, et ne sont pas garanties par nous.

8. Responsabilité

Nous répondons de l'exécution de nos obligations conformément à la loi et aux présentes conditions. Nous ne sommes pas responsables des dommages résultant d'informations inexactes fournies par le Professionnel ou par le Titulaire, de l'indisponibilité des portails officiels, de décisions de tiers fondées sur les documents obtenus (comme le refus d'un crédit), d'une utilisation du service contraire aux présentes conditions, ou de cas de force majeure.

Dans la mesure permise par la loi, notre responsabilité totale envers le Professionnel pour tout fait lié au service est limitée au montant payé par le Professionnel au cours des douze mois précédant le fait à l'origine de la réclamation. Cette limitation ne s'applique pas en cas de dol ou de faute lourde, ni aux responsabilités que la loi ne permet pas de limiter.

Le Professionnel est responsable, envers le Titulaire et envers les tiers, du traitement qu'il fait des données et des documents obtenus, et doit nous garantir contre toute réclamation résultant de demandes effectuées sans base légale ou sans l'autorisation du Titulaire.

9. Propriété intellectuelle

Le logiciel, le design, les marques « Titus Docs » et « TitusOne », les textes, les explications des formulaires et l'assistant Titus sont la propriété de l'entité exploitante ou de ses concédants de licence et sont protégés par des droits de propriété intellectuelle. Le Professionnel bénéficie d'une licence d'utilisation du service limitée, révocable, non exclusive et incessible pendant la durée du contrat.

Les formulaires officiels vierges appartiennent aux organismes publics respectifs et sont uniquement mis à disposition pour consultation et utilisation par l'utilisateur. Les documents obtenus sur les portails appartiennent au Titulaire qu'ils concernent, et aucun droit sur leur contenu ne nous est attribué.

10. Suspension et résiliation

Nous pouvons suspendre ou clôturer le compte, avec un préavis chaque fois que cela est raisonnable, si le Professionnel enfreint les présentes conditions, utilise le service de manière illicite ou abusive, demande des documents sans l'autorisation du Titulaire, ou en cas de risque pour la sécurité du service ou de tiers. Dans les cas graves, la suspension peut être immédiate.

Le Professionnel peut mettre fin au contrat à tout moment, en clôturant son compte ou en nous demandant de le faire. Après la résiliation du contrat, les documents sont supprimés dans les délais indiqués dans la Politique de confidentialité, et les enregistrements de consentement et d'audit sont conservés pendant la durée légale indiquée dans cette politique.

La résiliation n'affecte pas les droits et obligations déjà échus, ni les clauses qui, par leur nature, doivent subsister (comme celles relatives à la responsabilité, à la propriété intellectuelle et à la protection des données).

11. Modifications des conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes conditions afin de refléter des évolutions du service, de la loi ou des bonnes pratiques. Nous en informerons le Professionnel par e-mail ou dans le Bureau virtuel, avec un préavis raisonnable chaque fois que la modification l'affecte de manière significative. L'utilisation du service après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation de celles-ci ; en cas de désaccord, le Professionnel peut mettre fin au contrat.

12. Droit applicable, juridiction compétente et contacts

Les présentes conditions sont régies par le droit portugais. Pour la résolution des litiges entre nous et le Professionnel, le tribunal compétent est celui du ressort (comarca) du siège de l'entité exploitante, avec renonciation expresse à toute autre juridiction, sans préjudice des règles impératives applicables.

Pour toute question d'ordre général, contactez geral@titusone.pt. Pour les questions relatives à la protection des données, contactez dpo@titusone.pt. Entité exploitante : [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada].