गोपनीयता नीति (पेशाकर्मीहरू र लिङ्क प्राप्त गर्ने धारकहरूका लागि)

1. यो नीति कसमा लागू हुन्छ

यो नीति (क) Titus Docs मा खाता भएका पेशाकर्मीहरूमा, र (ख) कुनै पेशाकर्मीबाट सङ्कलन लिङ्क प्राप्त गरी सोही माध्यमबाट आफ्ना कागजातहरू प्राप्त गर्न अनुमति दिने व्यक्तिहरूमा («धारकहरू») लागू हुन्छ। यदि तपाईं कुनै पेशाकर्मीमार्फत नभई व्यक्तिगत रूपमा सिधै Titus Docs प्रयोग गर्नुहुन्छ भने, व्यक्तिहरूका लागि गोपनीयता नीति लागू हुन्छ।

Titus Docs, TitusOne उत्पादनको एक निजी सेवा हो, जुन [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada] द्वारा सञ्चालित छ।

2. डेटा नियन्त्रक र डेटा प्रशोधक

कागजात सङ्कलनमा, कागजातहरू माग गर्ने पेशाकर्मी धारकको व्यक्तिगत डेटाको प्रशोधनका लागि जिम्मेवार नियन्त्रक हुनुहुन्छ: डेटा कुन उद्देश्यका लागि सङ्कलन गरिन्छ भन्ने निर्णय उहाँले गर्नुहुन्छ र त्यसो गर्न उहाँसँग कानुनी आधार हुनुपर्छ। Titus Docs ले डेटा प्रशोधकको रूपमा काम गर्छ, अर्थात् RGPD को धारा 28 बमोजिमको प्रशोधन सम्झौताअन्तर्गत पेशाकर्मीको तर्फबाट र उहाँको निर्देशनअनुसार डेटा प्रशोधन गर्छ।

पेशाकर्मीको आफ्नै खाता तथा बिलिङ डेटा, साथै सेवाका सुरक्षा र लेखापरीक्षण अभिलेखहरूको सन्दर्भमा भने Titus Docs प्रशोधनका लागि जिम्मेवार नियन्त्रकको रूपमा काम गर्छ।

यदि तपाईं धारक हुनुहुन्छ र तपाईंसँग कसले र कुन उद्देश्यका लागि कागजातहरू माग्यो भन्ने जान्न चाहनुहुन्छ भने, सो जानकारी तपाईंले प्राप्त गर्नुभएको लिङ्कमा उल्लेख छ र सम्बन्धित पेशाकर्मीसँग माग गर्न सकिन्छ।

3. प्रशोधन गरिने व्यक्तिगत डेटा

पेशाकर्मीको डेटा: नाम, इमेल, टेलिफोन, कम्पनी तथा बिलिङ विवरण, खाता प्रयोगसम्बन्धी डेटा, अनुरोध र क्रेडिटहरूको अभिलेख।

धारकको डेटा: लिङ्क पठाउन प्रयोग गरिएको नाम, इमेल वा टेलिफोन, NIF र NISS, सहमतिको अभिलेख र पोर्टलहरूबाट प्राप्त आधिकारिक कागजातहरू। धारकले दिएको अनुमतिअनुसार यी कागजातहरूमा कर ठेगाना, आय, योगदान स्थिति, सामाजिक सुरक्षासम्बन्धी डेटा, अचल सम्पत्ति वा ऋण दायित्वजस्ता डेटा हुन सक्छन्।

पहुँच प्रमाणपत्रहरू (क्रेडेन्सियल): धारकले प्रविष्ट गर्ने पासवर्ड र SMS कोडहरू खण्ड 5 बमोजिम अपवादस्वरूप र सङ्कलनको अवधिमा मात्र प्रशोधन गरिन्छन्।

प्राविधिक डेटा: सुरक्षा र दुरुपयोग पत्ता लगाउने प्रयोजनका लागि IP ठेगाना, ब्राउजरको प्रकार र पहुँच अभिलेखहरू। हामी जानाजानी विशेष श्रेणीका डेटा सङ्कलन गर्दैनौं; तथापि, आधिकारिक कागजातहरूमा संवेदनशील जानकारी हुन सक्छ, जसलाई समान स्तरको सुरक्षासहित र सङ्कलनको उद्देश्यका लागि मात्र प्रशोधन गरिन्छ।

4. उद्देश्य र वैधताका आधारहरू

पेशाकर्मीले माग गरेको सङ्कलन सम्पन्न गर्ने र उहाँलाई कागजातहरू हस्तान्तरण गर्ने। धारकको डेटा प्रशोधनको सन्दर्भमा, आधार नियन्त्रकको हैसियतमा पेशाकर्मीले निर्धारण गर्नुहुन्छ, र सामान्यतया यो धारकको सहमति (RGPD को धारा 6, उपधारा 1, खण्ड a)) वा धारकको अनुरोधमा गरिने सम्झौतापूर्व कार्यहरू (खण्ड b)) हुन्छ। Titus Docs ले तोकिएका सर्तहरूमा मात्र प्रशोधन कार्यान्वयन गर्छ।

पेशाकर्मीको खाता, क्रेडिट र बिलिङ व्यवस्थापन: सम्झौताको कार्यान्वयन (धारा 6, उपधारा 1, खण्ड b)) र कानुनी दायित्वहरू, विशेषगरी कर तथा लेखासम्बन्धी दायित्वहरूको पालना (खण्ड c))।

सहमति दिइएको थियो र सेवा अनुमति दिइएका सर्तहरूअनुसार प्रदान गरिएको थियो भन्ने प्रमाणित गर्न सहमति तथा लेखापरीक्षण अभिलेखहरू राख्ने: वैध हित (खण्ड f)) र लागू हुने अवस्थामा कानुनी दायित्वहरूको पालना।

सेवाको सुरक्षा, ठगी र दुरुपयोगको रोकथाम, तथा प्राविधिक सुधार: डेटा धारकहरूका अधिकार र अपेक्षाहरूको मूल्याङ्कन गरेपछि वैध हित (धारा 6, उपधारा 1, खण्ड f))।

अनुरोध र गुनासाहरूको जवाफ दिने र आवश्यक परेमा कानुनी प्रक्रियामा अधिकारहरूको रक्षा गर्ने: वैध हित र कानुनी दायित्वहरूको पालना।

5. पोर्टलहरूका पहुँच प्रमाणपत्रहरू

कागजातहरू प्राप्त गर्न, धारकले सङ्कलन पृष्ठमा आफ्ना पहुँच प्रमाणपत्रहरू लेख्नुहुन्छ: कर तथा भन्सार प्राधिकरण (Finanças) को NIF र पासवर्ड, सामाजिक सुरक्षा पोर्टल (Segurança Social Direta) को NISS र पासवर्ड, र पोर्टलले माग गरेमा SMS मार्फत प्राप्त कोड। पोर्तुगल केन्द्रीय बैंक (Banco de Portugal) मा पहुँच कर तथा भन्सार प्राधिकरण (Finanças) को प्रमाणीकरणमार्फत गरिन्छ।

यी पहुँच प्रमाणपत्रहरू प्राप्त हुनासाथ AES-256-GCM द्वारा इन्क्रिप्ट गरिन्छन्, सङ्कलन गर्ने रोबोटले मात्र एउटा पृथक ब्राउजरमा प्रयोग गर्छ, र सङ्कलनको अन्त्यमा मेटाइन्छन्। यिनको अधिकतम अवधि 24 घण्टा हुन्छ, जुन समाप्त भएपछि सङ्कलन पूरा नभए पनि यिनलाई मेटाइन्छ। पेशाकर्मीले यिनलाई कहिल्यै देख्नुहुन्न, र हामी यिनलाई अन्य कुनै उद्देश्यका लागि प्रयोग गर्दैनौं, न त लग फाइलहरूमा अभिलेख गर्छौं।

धारकले जुनसुकै बेला सङ्कलन रोक्न सक्नुहुन्छ। सङ्कलन सम्पन्न भएपछि तपाईंले आफ्ना पासवर्डहरू परिवर्तन गर्नुहुन हामी सिफारिस गर्छौं।

6. डेटाको संरक्षण अवधि

पहुँच प्रमाणपत्रहरू: सङ्कलनको अन्त्यमा, र जुनसुकै अवस्थामा पनि बढीमा 24 घण्टाभित्र मेटाइन्छन्।

प्राप्त PDF कागजातहरू: पेशाकर्मीले डाउनलोड गर्न सकून् भनेर 30 दिनसम्म राखिन्छन्, र त्यसपछि स्वचालित रूपमा मेटाइन्छन्। पेशाकर्मीले सो अवधिभन्दा पहिले नै तिनलाई मेटाउन सक्नुहुन्छ। पेशाकर्मीले आफ्नो प्रणालीमा डाउनलोड गरिसकेका कागजातहरू उहाँको एकमात्र जिम्मेवारीअन्तर्गत रहन्छन्।

सहमति तथा लेखापरीक्षण अभिलेखहरू: प्रमाणका लागि तथा कानुनी दायित्व पालना र अधिकारको रक्षाका लागि 5 वर्षसम्म राखिन्छन्।

पेशाकर्मीको खाता तथा बिलिङ डेटा: सम्झौता लागू रहेसम्म, र त्यसपछि कर तथा लेखासम्बन्धी कानुनी संरक्षण अवधिसम्म।

अवधि समाप्त भएपछि, डेटालाई अपरिवर्तनीय रूपमा मेटाइन्छ वा अज्ञात (anonymised) बनाइन्छ।

7. प्राप्तकर्ता र डेटा प्रशोधकहरू

धारकको डेटा कागजातहरू माग गर्ने पेशाकर्मीलाई उपलब्ध गराइन्छ। हामी व्यक्तिगत डेटा बिक्री गर्दैनौं, न त विज्ञापनका लागि प्रयोग गर्छौं।

हामी RGPD को धारा 28 पालना गर्ने सम्झौतासहित डेटा प्रशोधकहरूको सेवा लिन्छौं: युरोपेली सङ्घ (जर्मनी) मा रहेको समर्पित सर्भरमा होस्टिङ; भुक्तानीका लागि Stripe (पेशाकर्मीको बिलिङ र भुक्तानी डेटा मात्र); DNS सेवाका लागि Cloudflare।

कानुनले आवश्यक ठानेमा वा अनुमति दिएमा हामी सार्वजनिक निकायहरूलाई, तथा गोपनीयताको दायित्वमा आबद्ध हाम्रा पेशागत सल्लाहकारहरूलाई पनि डेटा उपलब्ध गराउन सक्छौं।

8. अन्तर्राष्ट्रिय स्थानान्तरण

कागजात र पहुँच प्रमाणपत्रहरूको डेटा युरोपेली सङ्घ (जर्मनी) मा रहेको सर्भरमा प्रशोधन र भण्डारण गरिन्छ। Stripe र Cloudflare जस्ता हाम्रा केही सेवाप्रदायकहरूले सीमित डेटा (जस्तै भुक्तानी डेटा वा IP ठेगानाहरू) युरोपेली आर्थिक क्षेत्रबाहिर प्रशोधन गर्न सक्छन्। त्यस्ता अवस्थामा, स्थानान्तरण RGPD मा व्यवस्था गरिएका संयन्त्रहरू, जस्तै पर्याप्तता निर्णयहरू वा मानक सम्झौता धाराहरू, र आवश्यक परेमा पूरक उपायहरूमा आधारित हुन्छ।

9. सुरक्षा

हामी उपयुक्त प्राविधिक तथा सङ्गठनात्मक उपायहरू लागू गर्छौं: पहुँच प्रमाणपत्रहरूको इन्क्रिप्सन (AES-256-GCM), सञ्चारको इन्क्रिप्सन, प्रत्येक सङ्कलनका लागि पृथक ब्राउजर, भूमिकाअनुसार पहुँच नियन्त्रण, पहुँच अभिलेख, ब्याकअप प्रतिलिपिहरू र तोकिएको अवधिमा स्वचालित मेटाइ।

डेटा धारकहरूका अधिकारमा जोखिम पुर्‍याउने व्यक्तिगत डेटा उल्लङ्घन भएमा, हामी पेशाकर्मीलाई अनुचित ढिलाइबिना सूचित गर्नेछौं, ताकि उहाँले नियन्त्रकको रूपमा आफ्ना दायित्वहरू पूरा गर्न सकून्, र हामी उहाँ तथा नियामक निकायसँग सहकार्य गर्नेछौं।

10. डेटा धारकहरूका अधिकार, तिनको प्रयोग गर्ने तरिका र CNPD मा गुनासो

RGPD बमोजिम, तपाईंलाई पहुँच, सच्याउने, मेटाउने, प्रशोधन सीमित गर्ने, पोर्टेबिलिटी र आपत्ति गर्ने अधिकार छ, साथै पहिले नै गरिसकिएको प्रशोधनको वैधतामा असर नपर्ने गरी जुनसुकै बेला सहमति फिर्ता लिने अधिकार, र उल्लेखनीय प्रभाव पार्ने पूर्ण रूपमा स्वचालित निर्णयहरूको अधीनमा नपर्ने अधिकार छ।

यदि तपाईं धारक हुनुहुन्छ भने, तपाईंले आफ्नो अनुरोध तपाईंसँग कागजातहरू माग्ने पेशाकर्मीलाई पठाउनुपर्छ, किनभने उहाँ नियन्त्रक हुनुहुन्छ। तपाईं हामीलाई dpo@titusone.pt मा पनि लेख्न सक्नुहुन्छ: हामी सो अनुरोध पेशाकर्मीलाई पठाउँछौं र सम्भव भएसम्म जवाफ दिन सहयोग गर्छौं, उदाहरणका लागि कागजातहरू तुरुन्तै मेटाएर। यदि तपाईं पेशाकर्मी हुनुहुन्छ, वा हामी नियन्त्रक रहेका डेटाको सन्दर्भमा, अनुरोध सिधै dpo@titusone.pt मा पठाउन सकिन्छ।

हामी एक महिनाभित्र जवाफ दिन्छौं, जुन कानुनबमोजिम थप गर्न सकिन्छ। अनुरोध गर्ने व्यक्तिको पहिचान पुष्टि गर्न हामी थप जानकारी माग्न सक्छौं।

यदि तपाईंलाई आफ्नो डेटाको प्रशोधनले कानुन उल्लङ्घन गरेको लाग्छ भने, अन्य कुनै प्रशासनिक वा न्यायिक उपचारमा प्रतिकूल असर नपर्ने गरी, तपाईंलाई राष्ट्रिय डेटा संरक्षण आयोग (Comissão Nacional de Proteção de Dados – CNPD) मा www.cnpd.pt मार्फत गुनासो दर्ता गर्ने अधिकार छ।

11. कुकीहरू

हामी साइट सञ्चालनका लागि अत्यावश्यक प्राविधिक कुकीहरू मात्र प्रयोग गर्छौं: तपाईंको सत्र (session) सक्रिय राख्ने सत्र कुकी, र थिम (हल्का वा गाढा) प्राथमिकताको कुकी। हामी विज्ञापन, व्यवहार विश्लेषण वा ट्र्याकिङ कुकीहरू प्रयोग गर्दैनौं, त्यसैले यिनको प्रयोगका लागि सहमति माग्नु आवश्यक छैन। तपाईं ब्राउजरको सेटिङमा गएर यी कुकीहरू मेटाउन वा रोक्न सक्नुहुन्छ, तर केही सुविधाहरूले काम गर्न छाड्न सक्छन्।

12. परिवर्तन र सम्पर्क

हामी यो नीति अद्यावधिक गर्न सक्छौं। पछिल्लो अद्यावधिकको मिति यस पृष्ठको माथि उल्लेख गरिएको छ, र कुनै महत्त्वपूर्ण परिवर्तन भएमा हामी पेशाकर्मीहरूलाई इमेलमार्फत वा भर्चुअल कार्यालय (Escritório Virtual) मा जानकारी दिनेछौं।

डेटा संरक्षणसम्बन्धी सम्पर्क: dpo@titusone.pt। सामान्य सम्पर्क: geral@titusone.pt। सञ्चालक निकाय: [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada]।