رازداری کی پالیسی (پیشہ ور افراد اور وہ صاحبانِ ڈیٹا جنہیں لنک موصول ہوتا ہے)

1. یہ پالیسی کن پر لاگو ہوتی ہے

یہ پالیسی (a) ان پیشہ ور افراد («پیشہ ور») پر لاگو ہوتی ہے جن کا Titus Docs پر اکاؤنٹ ہے، اور (b) ان افراد پر جنہیں کسی پیشہ ور کی جانب سے جمع آوری کا لنک موصول ہوتا ہے اور جو اس کے ذریعے اپنی دستاویزات حاصل کرنے کی اجازت دیتے ہیں («صاحبانِ ڈیٹا»)۔ اگر آپ کسی پیشہ ور کے توسط کے بغیر انفرادی حیثیت میں براہِ راست Titus Docs استعمال کرتے ہیں تو انفرادی صارفین کے لیے رازداری کی پالیسی لاگو ہوتی ہے۔

Titus Docs پروڈکٹ TitusOne کی ایک نجی سروس ہے، جسے [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada] چلاتا ہے۔

2. ڈیٹا کنٹرولر اور پروسیسر

دستاویزات کی جمع آوری میں، دستاویزات طلب کرنے والا پیشہ ور صاحبِ ڈیٹا کے ذاتی ڈیٹا کا کنٹرولر (پروسیسنگ کا ذمہ دار) ہوتا ہے: وہی طے کرتا ہے کہ ڈیٹا کن مقاصد کے لیے جمع کیا جاتا ہے، اور اس کے پاس ایسا کرنے کی قانونی بنیاد ہونا لازم ہے۔ Titus Docs پروسیسر کے طور پر کام کرتا ہے، اور RGPD کے آرٹیکل 28 کے مطابق طے شدہ پروسیسنگ معاہدے کے تحت، پیشہ ور کی جانب سے اور اس کی ہدایات کے مطابق ڈیٹا کو پروسیس کرتا ہے۔

پیشہ ور کے اپنے اکاؤنٹ اور بلنگ کے ڈیٹا، نیز سروس کے سیکیورٹی اور آڈٹ ریکارڈز کے سلسلے میں Titus Docs کنٹرولر کے طور پر کام کرتا ہے۔

اگر آپ صاحبِ ڈیٹا ہیں اور جاننا چاہتے ہیں کہ آپ سے دستاویزات کس نے اور کس مقصد کے لیے طلب کی ہیں، تو یہ معلومات آپ کو موصول ہونے والے لنک میں درج ہیں اور متعلقہ پیشہ ور سے بھی طلب کی جا سکتی ہیں۔

3. پروسیس کیا جانے والا ذاتی ڈیٹا

پیشہ ور کا ڈیٹا: نام، ای میل، فون نمبر، کمپنی اور بلنگ کا ڈیٹا، اکاؤنٹ کے استعمال کا ڈیٹا، درخواستوں اور کریڈٹس کا ریکارڈ۔

صاحبِ ڈیٹا کا ڈیٹا: نام، لنک بھیجنے کے لیے استعمال ہونے والا ای میل یا فون نمبر، NIF اور NISS، رضامندی کا ریکارڈ اور پورٹلز سے حاصل کردہ سرکاری دستاویزات۔ صاحبِ ڈیٹا کی دی گئی اجازت کے مطابق، ان دستاویزات میں ٹیکس پتہ، آمدنی، سوشل سیکیورٹی میں ادائیگیوں کی صورتحال، سوشل سیکیورٹی کا ڈیٹا، غیر منقولہ جائیداد یا قرض کی ذمہ داریوں جیسا ڈیٹا شامل ہو سکتا ہے۔

رسائی کی اسناد: صاحبِ ڈیٹا کی جانب سے درج کیے گئے پاس ورڈز اور SMS کوڈز کو سیکشن 5 کے مطابق غیر معمولی طریقے سے، اور صرف جمع آوری کے دوران، پروسیس کیا جاتا ہے۔

تکنیکی ڈیٹا: سیکیورٹی اور غلط استعمال کی نشاندہی کے لیے IP ایڈریس، براؤزر کی قسم اور رسائی کے ریکارڈز۔ ہم ارادتاً ڈیٹا کی خصوصی اقسام جمع نہیں کرتے؛ تاہم سرکاری دستاویزات میں حساس معلومات ہو سکتی ہیں، جنہیں اسی درجے کے تحفظ کے ساتھ اور صرف جمع آوری کے مقصد کے لیے پروسیس کیا جاتا ہے۔

4. مقاصد اور قانونی جواز

پیشہ ور کی طلب کردہ جمع آوری انجام دینا اور اسے دستاویزات فراہم کرنا۔ صاحبِ ڈیٹا کے ڈیٹا کی پروسیسنگ کا جواز پیشہ ور بطور کنٹرولر طے کرتا ہے، اور یہ عموماً صاحبِ ڈیٹا کی رضامندی (RGPD کا آرٹیکل 6، پیراگراف 1، ذیلی شق (a)) یا صاحبِ ڈیٹا کی درخواست پر معاہدے سے پہلے کے اقدامات (ذیلی شق (b)) ہوتا ہے۔ Titus Docs صرف طے شدہ شرائط کے مطابق پروسیسنگ انجام دیتا ہے۔

پیشہ ور کے اکاؤنٹ، کریڈٹس اور بلنگ کا انتظام: معاہدے کی تعمیل (آرٹیکل 6، پیراگراف 1، ذیلی شق (b)) اور قانونی ذمہ داریوں، بالخصوص ٹیکس اور اکاؤنٹنگ سے متعلق ذمہ داریوں کی تعمیل (ذیلی شق (c))۔

رضامندی اور آڈٹ کے ریکارڈز رکھنا، تاکہ یہ ثابت کیا جا سکے کہ رضامندی دی گئی تھی اور سروس اجازت کی شرائط کے مطابق فراہم کی گئی: جائز مفاد (ذیلی شق (f)) اور، جہاں لاگو ہو، قانونی ذمہ داریوں کی تعمیل۔

سروس کی سیکیورٹی، دھوکہ دہی اور غلط استعمال کی روک تھام، اور تکنیکی بہتری: صاحبانِ ڈیٹا کے حقوق اور توقعات کا جائزہ لینے کے بعد جائز مفاد (آرٹیکل 6، پیراگراف 1، ذیلی شق (f))۔

درخواستوں اور شکایات کا جواب دینا اور، ضرورت پڑنے پر، قانونی کارروائیوں میں حقوق کا دفاع کرنا: جائز مفاد اور قانونی ذمہ داریوں کی تعمیل۔

5. پورٹلز کی اسناد

دستاویزات حاصل کرنے کے لیے صاحبِ ڈیٹا جمع آوری کے صفحے پر اپنی اسناد درج کرتا ہے: ٹیکس اور کسٹمز اتھارٹی (Finanças) کا NIF اور پاس ورڈ، سوشل سیکیورٹی کے آن لائن پورٹل (Segurança Social Direta) کا NISS اور پاس ورڈ، اور جب پورٹل طلب کرے تو SMS کے ذریعے موصول ہونے والا کوڈ۔ بینک آف پرتگال (Banco de Portugal) تک رسائی ٹیکس اور کسٹمز اتھارٹی (Finanças) کی تصدیق کے ذریعے ہوتی ہے۔

یہ اسناد موصول ہوتے ہی AES-256-GCM کے ذریعے انکرپٹ کر دی جاتی ہیں، صرف جمع آوری کرنے والا روبوٹ انہیں ایک الگ تھلگ براؤزر میں استعمال کرتا ہے، اور جمع آوری مکمل ہونے پر انہیں حذف کر دیا جاتا ہے۔ ان کی زیادہ سے زیادہ مدت 24 گھنٹے ہے، جس کے بعد انہیں حذف کر دیا جاتا ہے خواہ جمع آوری مکمل نہ ہوئی ہو۔ پیشہ ور انہیں کبھی نہیں دیکھتا، اور ہم انہیں کسی دوسرے مقصد کے لیے استعمال نہیں کرتے اور نہ ہی لاگ فائلوں میں محفوظ کرتے ہیں۔

صاحبِ ڈیٹا کسی بھی وقت جمع آوری روک سکتا ہے۔ ہماری سفارش ہے کہ جمع آوری مکمل ہونے کے بعد آپ اپنے پاس ورڈز تبدیل کر لیں۔

6. ڈیٹا کو محفوظ رکھنے کی مدت

اسناد: جمع آوری مکمل ہونے پر حذف کر دی جاتی ہیں، اور ہر صورت میں زیادہ سے زیادہ 24 گھنٹوں کے اندر۔

حاصل کردہ PDF دستاویزات: 30 دن تک محفوظ رکھی جاتی ہیں تاکہ پیشہ ور انہیں ڈاؤن لوڈ کر سکے، اور اس کے بعد خودکار طور پر حذف کر دی جاتی ہیں۔ پیشہ ور اس مدت سے پہلے بھی انہیں حذف کر سکتا ہے۔ جو دستاویزات پیشہ ور اپنے سسٹمز میں ڈاؤن لوڈ کر لے، وہ اس کی واحد ذمہ داری میں آ جاتی ہیں۔

رضامندی اور آڈٹ کے ریکارڈز: ثبوت کے لیے، اور قانونی ذمہ داریوں کی تعمیل اور حقوق کے دفاع کے لیے 5 سال تک محفوظ رکھے جاتے ہیں۔

پیشہ ور کے اکاؤنٹ اور بلنگ کا ڈیٹا: معاہدے کی مدت کے دوران، اور اس کے بعد ٹیکس اور اکاؤنٹنگ ریکارڈ رکھنے کی قانونی مدت تک۔

مدت ختم ہونے پر ڈیٹا کو ناقابلِ واپسی طور پر حذف یا گمنام کر دیا جاتا ہے۔

7. وصول کنندگان اور پروسیسرز

صاحبِ ڈیٹا کا ڈیٹا اس پیشہ ور کو فراہم کیا جاتا ہے جس نے دستاویزات طلب کی تھیں۔ ہم ذاتی ڈیٹا فروخت نہیں کرتے اور نہ ہی اسے اشتہارات کے لیے استعمال کرتے ہیں۔

ہم RGPD کے آرٹیکل 28 کے مطابق معاہدوں کے تحت پروسیسرز کی خدمات حاصل کرتے ہیں: یورپی یونین (جرمنی) میں ایک مخصوص سرور پر ہوسٹنگ؛ ادائیگیوں کے لیے Stripe (صرف پیشہ ور کا بلنگ اور ادائیگی کا ڈیٹا)؛ DNS خدمات کے لیے Cloudflare۔

جب قانون تقاضا کرے یا اجازت دے تو ہم سرکاری حکام کو، اور رازداری کی پابندی کے حامل اپنے پیشہ ور مشیروں کو بھی ڈیٹا فراہم کر سکتے ہیں۔

8. بین الاقوامی منتقلی

دستاویزات اور اسناد کا ڈیٹا یورپی یونین (جرمنی) میں واقع سرور پر پروسیس اور محفوظ کیا جاتا ہے۔ ہمارے کچھ فراہم کنندگان، جیسے Stripe اور Cloudflare، محدود ڈیٹا (جیسے ادائیگی کا ڈیٹا یا IP ایڈریسز) یورپی اقتصادی علاقے سے باہر پروسیس کر سکتے ہیں۔ ایسی صورتوں میں منتقلی RGPD میں فراہم کردہ طریقۂ کار، جیسے مناسبت کے فیصلوں یا معیاری معاہداتی شقوں، اور ضرورت پڑنے پر اضافی اقدامات پر مبنی ہوتی ہے۔

9. سیکیورٹی

ہم مناسب تکنیکی اور تنظیمی اقدامات اختیار کرتے ہیں: اسناد کی انکرپشن (AES-256-GCM)، مواصلات کی انکرپشن، ہر جمع آوری کے لیے الگ تھلگ براؤزر، کردار کی بنیاد پر رسائی کا کنٹرول، رسائی کا ریکارڈ، بیک اپ کاپیاں اور طے شدہ مدت پر خودکار حذف۔

ذاتی ڈیٹا کی خلاف ورزی کی صورت میں، جس سے صاحبانِ ڈیٹا کے حقوق کو خطرہ لاحق ہو، ہم بلاجواز تاخیر کے بغیر پیشہ ور کو مطلع کریں گے تاکہ وہ بطور کنٹرولر اپنی ذمہ داریاں پوری کر سکے، اور ہم اس کے ساتھ اور نگران اتھارٹی کے ساتھ تعاون کریں گے۔

10. صاحبانِ ڈیٹا کے حقوق، ان کے استعمال کا طریقہ اور CNPD کو شکایت

RGPD کے مطابق آپ کو رسائی، تصحیح، حذف، پروسیسنگ کی تحدید، منتقلی پذیری اور اعتراض کا حق حاصل ہے، نیز یہ حق کہ آپ کسی بھی وقت اپنی رضامندی واپس لے لیں، جس سے پہلے سے کی گئی پروسیسنگ کی قانونی حیثیت متاثر نہیں ہوگی، اور یہ حق کہ آپ کو ایسے فیصلوں کا پابند نہ بنایا جائے جو مکمل طور پر خودکار ہوں اور جن کے نمایاں اثرات ہوں۔

اگر آپ صاحبِ ڈیٹا ہیں تو آپ کو اپنی درخواست اس پیشہ ور کو بھیجنی چاہیے جس نے آپ سے دستاویزات طلب کی تھیں، کیونکہ وہی کنٹرولر ہے۔ آپ ہمیں dpo@titusone.pt پر بھی لکھ سکتے ہیں: ہم آپ کی درخواست پیشہ ور کو بھیج دیں گے اور، جہاں ممکن ہو، اس کا جواب دینے میں مدد کریں گے، مثلاً دستاویزات کو فوری طور پر حذف کر کے۔ اگر آپ پیشہ ور ہیں، یا ان ڈیٹا کے بارے میں جن کے ہم کنٹرولر ہیں، تو درخواست براہِ راست dpo@titusone.pt پر بھیجی جا سکتی ہے۔

ہم ایک ماہ کے اندر جواب دیتے ہیں، جس میں قانون کے مطابق توسیع کی جا سکتی ہے۔ درخواست دہندہ کی شناخت کی تصدیق کے لیے ہم اضافی معلومات طلب کر سکتے ہیں۔

اگر آپ سمجھتے ہیں کہ آپ کے ڈیٹا کی پروسیسنگ قانون کی خلاف ورزی ہے تو آپ کو ڈیٹا کے تحفظ کے قومی کمیشن (Comissão Nacional de Proteção de Dados – CNPD) کے پاس www.cnpd.pt پر شکایت درج کرانے کا حق حاصل ہے، جو کسی بھی دوسرے انتظامی یا عدالتی ذریعے کو متاثر نہیں کرتا۔

11. کوکیز

ہم صرف تکنیکی کوکیز استعمال کرتے ہیں جو سائٹ کے کام کرنے کے لیے انتہائی ضروری ہیں: ایک سیشن کوکی، جو آپ کو لاگ اِن رکھتی ہے، اور تھیم (ہلکی یا گہری) کی ترجیح کی ایک کوکی۔ ہم اشتہاری، رویّے کے تجزیے یا ٹریکنگ کی کوکیز استعمال نہیں کرتے، لہٰذا ان کے استعمال کے لیے رضامندی طلب کرنے کی ضرورت نہیں۔ آپ براؤزر کی ترتیبات میں ان کوکیز کو حذف یا بلاک کر سکتے ہیں، لیکن اس صورت میں کچھ خصوصیات کام کرنا بند کر سکتی ہیں۔

12. تبدیلیاں اور رابطہ

ہم اس پالیسی کو اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں۔ آخری اپ ڈیٹ کی تاریخ اس صفحے کے اوپر درج ہے، اور کسی اہم تبدیلی کی صورت میں ہم پیشہ ور افراد کو ای میل کے ذریعے یا ورچوئل آفس (Escritório Virtual) میں مطلع کریں گے۔

ڈیٹا کے تحفظ کے لیے رابطہ: dpo@titusone.pt۔ عمومی رابطہ: geral@titusone.pt۔ آپریٹنگ ادارہ: [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada]۔