গোপনীয়তা নীতি (পেশাদার এবং লিংক প্রাপ্ত ধারকদের জন্য)

1. এই নীতি কাদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য

এই নীতি প্রযোজ্য (a) Titus Docs-এ যাঁদের অ্যাকাউন্ট আছে সেই পেশাদারদের («পেশাদারগণ») ক্ষেত্রে, এবং (b) সেই ব্যক্তিদের ক্ষেত্রে যাঁরা কোনো পেশাদারের কাছ থেকে একটি সংগ্রহ লিংক পান এবং সেই মাধ্যমে তাঁদের নথি সংগ্রহের অনুমোদন দেন («ধারকগণ»)। আপনি যদি কোনো পেশাদারের মাধ্যমে না গিয়ে একজন ব্যক্তি হিসেবে সরাসরি Titus Docs ব্যবহার করেন, তাহলে ব্যক্তিদের জন্য প্রযোজ্য গোপনীয়তা নীতি প্রযোজ্য হবে।

Titus Docs হলো TitusOne পণ্যের একটি বেসরকারি পরিষেবা, যা পরিচালনা করে [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada]।

2. ডেটা নিয়ন্ত্রক ও প্রক্রিয়াকারী

নথি সংগ্রহের ক্ষেত্রে, যে পেশাদার নথিগুলো চেয়েছেন তিনিই ধারকের ব্যক্তিগত ডেটা প্রক্রিয়াকরণের জন্য দায়ী পক্ষ (নিয়ন্ত্রক): কোন উদ্দেশ্যে ডেটা সংগ্রহ করা হবে তা তিনিই নির্ধারণ করেন এবং তা করার জন্য তাঁর একটি আইনগত ভিত্তি থাকা আবশ্যক। Titus Docs প্রক্রিয়াকারী হিসেবে কাজ করে, অর্থাৎ RGPD-এর অনুচ্ছেদ 28 অনুযায়ী সম্পাদিত একটি প্রক্রিয়াকরণ চুক্তির আওতায় পেশাদারের পক্ষে এবং তাঁর নির্দেশনা অনুযায়ী ডেটা প্রক্রিয়া করে।

পেশাদারের নিজের অ্যাকাউন্ট ও বিলিং সংক্রান্ত ডেটা, এবং পরিষেবার নিরাপত্তা ও নিরীক্ষা রেকর্ডের ক্ষেত্রে Titus Docs প্রক্রিয়াকরণের জন্য দায়ী পক্ষ (নিয়ন্ত্রক) হিসেবে কাজ করে।

আপনি যদি ধারক হন এবং জানতে চান কে আপনার কাছে নথি চেয়েছেন এবং কী উদ্দেশ্যে, তাহলে এই তথ্য আপনার প্রাপ্ত লিংকে উল্লেখ আছে এবং সংশ্লিষ্ট পেশাদারের কাছেও তা চাইতে পারেন।

3. প্রক্রিয়াকৃত ব্যক্তিগত ডেটা

পেশাদারের ডেটা: নাম, ই-মেইল, টেলিফোন, প্রতিষ্ঠান ও বিলিং সংক্রান্ত তথ্য, অ্যাকাউন্ট ব্যবহারের তথ্য, অনুরোধ ও ক্রেডিটের রেকর্ড।

ধারকের ডেটা: নাম, লিংক পাঠানোর জন্য ব্যবহৃত ই-মেইল বা টেলিফোন, NIF ও NISS, সম্মতির রেকর্ড এবং পোর্টালগুলো থেকে প্রাপ্ত সরকারি নথি। ধারক যা অনুমোদন করেছেন তার ওপর নির্ভর করে এই নথিগুলোতে কর-ঠিকানা, আয়, অংশদান (কন্ট্রিবিউশন) পরিস্থিতি, সামাজিক নিরাপত্তা সংক্রান্ত তথ্য, স্থাবর সম্পত্তি বা ঋণ দায়বদ্ধতার মতো তথ্য থাকতে পারে।

প্রবেশাধিকারের পরিচয়পত্র (ক্রেডেনশিয়াল): ধারক যে পাসওয়ার্ড ও SMS কোড প্রবেশ করান, সেগুলো ব্যতিক্রমী পদ্ধতিতে, অনুচ্ছেদ 5-এর শর্ত অনুযায়ী এবং কেবল সংগ্রহ চলাকালীন প্রক্রিয়া করা হয়।

প্রযুক্তিগত ডেটা: নিরাপত্তা ও অপব্যবহার শনাক্তকরণের জন্য IP ঠিকানা, ব্রাউজারের ধরন এবং প্রবেশাধিকারের লগ। আমরা ইচ্ছাকৃতভাবে বিশেষ শ্রেণির ডেটা সংগ্রহ করি না; তবে সরকারি নথিতে সংবেদনশীল তথ্য থাকতে পারে, যা একই স্তরের সুরক্ষা সহকারে এবং কেবল সংগ্রহের উদ্দেশ্যেই প্রক্রিয়া করা হয়।

4. উদ্দেশ্য ও আইনসম্মততার ভিত্তি

পেশাদারের অনুরোধকৃত সংগ্রহ সম্পাদন করা এবং নথিগুলো তাঁর কাছে হস্তান্তর করা। ধারকের ডেটা প্রক্রিয়াকরণের ক্ষেত্রে, এর ভিত্তি নিয়ন্ত্রক হিসেবে পেশাদার নির্ধারণ করেন, এবং সাধারণত তা হলো ধারকের সম্মতি (RGPD-এর অনুচ্ছেদ 6, অনু-অনুচ্ছেদ 1, দফা a)) অথবা ধারকের অনুরোধে চুক্তি-পূর্ব পদক্ষেপ (দফা b))। Titus Docs কেবল নির্ধারিত শর্তাবলি অনুযায়ী প্রক্রিয়াকরণ সম্পাদন করে।

পেশাদারের অ্যাকাউন্ট, ক্রেডিট ও বিলিং ব্যবস্থাপনা: চুক্তি সম্পাদন (অনুচ্ছেদ 6, অনু-অনুচ্ছেদ 1, দফা b)) এবং আইনগত বাধ্যবাধকতা পালন, বিশেষত কর ও হিসাবরক্ষণ সংক্রান্ত (দফা c))।

সম্মতি প্রদান করা হয়েছে এবং অনুমোদিত শর্ত অনুযায়ী পরিষেবা প্রদান করা হয়েছে তা প্রমাণের জন্য সম্মতি ও নিরীক্ষা রেকর্ড সংরক্ষণ: বৈধ স্বার্থ (দফা f)) এবং প্রযোজ্য ক্ষেত্রে আইনগত বাধ্যবাধকতা পালন।

পরিষেবার নিরাপত্তা, প্রতারণা ও অপব্যবহার প্রতিরোধ এবং প্রযুক্তিগত উন্নয়ন: ডেটা ধারকদের অধিকার ও প্রত্যাশা বিবেচনা করার পর বৈধ স্বার্থ (অনুচ্ছেদ 6, অনু-অনুচ্ছেদ 1, দফা f))।

অনুরোধ ও অভিযোগের জবাব দেওয়া এবং প্রয়োজনে আইনি প্রক্রিয়ায় অধিকার রক্ষা করা: বৈধ স্বার্থ এবং আইনগত বাধ্যবাধকতা পালন।

5. পোর্টালগুলোর ক্রেডেনশিয়াল

নথি সংগ্রহের জন্য ধারক সংগ্রহ পৃষ্ঠায় তাঁর ক্রেডেনশিয়াল লেখেন: কর ও শুল্ক কর্তৃপক্ষ (Finanças)-এর NIF ও পাসওয়ার্ড, সামাজিক নিরাপত্তা অনলাইন পোর্টাল (Segurança Social Direta)-এর NISS ও পাসওয়ার্ড, এবং পোর্টাল চাইলে SMS-এর মাধ্যমে প্রাপ্ত কোড। পর্তুগালের কেন্দ্রীয় ব্যাংক (Banco de Portugal)-এ প্রবেশ করা হয় কর ও শুল্ক কর্তৃপক্ষ (Finanças)-এর প্রমাণীকরণের মাধ্যমে।

এই ক্রেডেনশিয়ালগুলো গ্রহণের মুহূর্তেই AES-256-GCM দিয়ে এনক্রিপ্ট করা হয়, কেবল সংগ্রহকারী রোবট একটি বিচ্ছিন্ন ব্রাউজারে সেগুলো ব্যবহার করে, এবং সংগ্রহ শেষে সেগুলো মুছে ফেলা হয়। এগুলোর সর্বোচ্চ মেয়াদ 24 ঘণ্টা, যা শেষ হলে সংগ্রহ সম্পন্ন না হলেও সেগুলো মুছে ফেলা হয়। পেশাদার কখনো এগুলো দেখতে পান না, এবং আমরা এগুলো অন্য কোনো উদ্দেশ্যে ব্যবহার করি না বা লগ ফাইলে লিপিবদ্ধ করি না।

ধারক যেকোনো সময় সংগ্রহ বন্ধ করতে পারেন। সংগ্রহ সম্পন্ন হওয়ার পর আপনার পাসওয়ার্ডগুলো পরিবর্তন করার পরামর্শ দিচ্ছি।

6. ডেটা সংরক্ষণ

ক্রেডেনশিয়াল: সংগ্রহ শেষে মুছে ফেলা হয়, এবং যেকোনো ক্ষেত্রে সর্বোচ্চ 24 ঘণ্টার মধ্যে।

প্রাপ্ত PDF নথি: পেশাদার যাতে ডাউনলোড করতে পারেন সেজন্য 30 দিন সংরক্ষণ করা হয়, এরপর স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা হয়। পেশাদার এই মেয়াদের আগেই সেগুলো মুছে ফেলতে পারেন। পেশাদার যে নথিগুলো তাঁর নিজস্ব সিস্টেমে ডাউনলোড করেছেন, সেগুলো তাঁর একক দায়িত্বাধীন হয়ে যায়।

সম্মতি ও নিরীক্ষা রেকর্ড: প্রমাণ হিসেবে এবং আইনগত বাধ্যবাধকতা পালন ও অধিকার রক্ষার জন্য 5 বছর সংরক্ষণ করা হয়।

পেশাদারের অ্যাকাউন্ট ও বিলিং ডেটা: চুক্তির মেয়াদকালে, এবং তারপর কর ও হিসাবরক্ষণ সংক্রান্ত আইনগত সংরক্ষণ মেয়াদ পর্যন্ত।

মেয়াদ শেষ হলে ডেটা অপরিবর্তনীয়ভাবে মুছে ফেলা বা বেনামি করা হয়।

7. প্রাপক ও প্রক্রিয়াকারীগণ

ধারকের ডেটা সেই পেশাদারকে প্রদান করা হয় যিনি নথিগুলো চেয়েছেন। আমরা ব্যক্তিগত ডেটা বিক্রি করি না বা বিজ্ঞাপনের জন্য ব্যবহার করি না।

আমরা RGPD-এর অনুচ্ছেদ 28 মেনে চলা চুক্তির ভিত্তিতে প্রক্রিয়াকারীদের সেবা গ্রহণ করি: ইউরোপীয় ইউনিয়নে (জার্মানি) একটি ডেডিকেটেড সার্ভারে হোস্টিং; পেমেন্টের জন্য Stripe (কেবল পেশাদারের বিলিং ও পেমেন্ট সংক্রান্ত ডেটা); DNS পরিষেবার জন্য Cloudflare।

আইন যখন দাবি করে বা অনুমতি দেয়, তখন আমরা সরকারি কর্তৃপক্ষের কাছে, এবং গোপনীয়তার দায়বদ্ধতার অধীন আমাদের পেশাদার পরামর্শদাতাদের কাছেও ডেটা প্রকাশ করতে পারি।

8. আন্তর্জাতিক স্থানান্তর

নথি ও ক্রেডেনশিয়ালের ডেটা ইউরোপীয় ইউনিয়নের (জার্মানি) একটি সার্ভারে প্রক্রিয়া ও সংরক্ষণ করা হয়। Stripe ও Cloudflare-এর মতো আমাদের কিছু সেবাদাতা ইউরোপীয় অর্থনৈতিক অঞ্চলের বাইরে সীমিত ডেটা (যেমন পেমেন্ট ডেটা বা IP ঠিকানা) প্রক্রিয়া করতে পারে। এসব ক্ষেত্রে স্থানান্তর RGPD-তে নির্ধারিত পদ্ধতির ওপর ভিত্তি করে হয়, যেমন পর্যাপ্ততা সিদ্ধান্ত বা আদর্শ চুক্তিগত ধারা, এবং প্রয়োজনে পরিপূরক ব্যবস্থার ওপর।

9. নিরাপত্তা

আমরা যথাযথ প্রযুক্তিগত ও সাংগঠনিক ব্যবস্থা প্রয়োগ করি: ক্রেডেনশিয়ালের এনক্রিপশন (AES-256-GCM), যোগাযোগের এনক্রিপশন, প্রতিটি সংগ্রহের জন্য বিচ্ছিন্ন ব্রাউজার, ভূমিকা-ভিত্তিক প্রবেশাধিকার নিয়ন্ত্রণ, প্রবেশাধিকারের লগ, ব্যাকআপ এবং নির্ধারিত মেয়াদে স্বয়ংক্রিয় মুছে ফেলা।

ব্যক্তিগত ডেটা লঙ্ঘনের কোনো ঘটনা ঘটলে যা ডেটা ধারকদের অধিকারের জন্য ঝুঁকি সৃষ্টি করে, আমরা অযৌক্তিক বিলম্ব ছাড়াই পেশাদারকে অবহিত করব, যাতে তিনি নিয়ন্ত্রক হিসেবে তাঁর বাধ্যবাধকতা পালন করতে পারেন, এবং আমরা তাঁর ও তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃপক্ষের সঙ্গে সহযোগিতা করব।

10. ডেটা ধারকদের অধিকার, সেগুলো প্রয়োগের উপায় এবং CNPD-এর কাছে অভিযোগ

RGPD অনুযায়ী, আপনার প্রবেশাধিকার, সংশোধন, মুছে ফেলা, প্রক্রিয়াকরণ সীমিতকরণ, বহনযোগ্যতা ও আপত্তির অধিকার রয়েছে; এছাড়া ইতোমধ্যে সম্পাদিত প্রক্রিয়াকরণের আইনসম্মততা ক্ষুণ্ণ না করে যেকোনো সময় সম্মতি প্রত্যাহারের অধিকার, এবং উল্লেখযোগ্য প্রভাব সৃষ্টিকারী সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় সিদ্ধান্তের অধীন না হওয়ার অধিকারও রয়েছে।

আপনি যদি ধারক হন, তাহলে আপনার অনুরোধ সেই পেশাদারের কাছে পাঠাতে হবে যিনি আপনার কাছে নথি চেয়েছেন, কারণ তিনিই নিয়ন্ত্রক। আপনি dpo@titusone.pt ঠিকানায় আমাদেরও লিখতে পারেন: আমরা অনুরোধটি পেশাদারের কাছে পাঠিয়ে দেব এবং সম্ভব হলে এর জবাব দিতে সাহায্য করব, যেমন তাৎক্ষণিকভাবে নথিগুলো মুছে ফেলে। আপনি যদি পেশাদার হন, অথবা যেসব ডেটার ক্ষেত্রে আমরা নিয়ন্ত্রক, সেগুলোর বিষয়ে অনুরোধ সরাসরি dpo@titusone.pt ঠিকানায় পাঠানো যেতে পারে।

আমরা এক মাসের মধ্যে জবাব দিই, যা আইনগত শর্ত অনুযায়ী বাড়ানো যেতে পারে। অনুরোধকারীর পরিচয় নিশ্চিত করার জন্য আমরা অতিরিক্ত তথ্য চাইতে পারি।

আপনি যদি মনে করেন যে আপনার ডেটার প্রক্রিয়াকরণ আইন লঙ্ঘন করছে, তাহলে অন্য যেকোনো প্রশাসনিক বা বিচারিক প্রতিকারের অধিকার ক্ষুণ্ণ না করে, www.cnpd.pt ঠিকানায় জাতীয় ডেটা সুরক্ষা কমিশন (Comissão Nacional de Proteção de Dados, CNPD)-এর কাছে অভিযোগ দায়ের করার অধিকার আপনার রয়েছে।

11. কুকি

আমরা কেবল প্রযুক্তিগত কুকি ব্যবহার করি, যা ওয়েবসাইটের কার্যক্রমের জন্য একান্ত প্রয়োজনীয়: একটি সেশন কুকি, যা আপনার সেশন চালু রাখে, এবং থিম পছন্দের (হালকা বা গাঢ়) একটি কুকি। আমরা বিজ্ঞাপন, আচরণ বিশ্লেষণ বা ট্র্যাকিং কুকি ব্যবহার করি না, তাই এগুলো ব্যবহারের জন্য সম্মতি চাওয়ার প্রয়োজন নেই। আপনি ব্রাউজারের সেটিংসে এই কুকিগুলো মুছে ফেলতে বা ব্লক করতে পারেন, তবে সেক্ষেত্রে কিছু বৈশিষ্ট্য কাজ নাও করতে পারে।

12. পরিবর্তন ও যোগাযোগ

আমরা এই নীতি হালনাগাদ করতে পারি। সর্বশেষ হালনাগাদের তারিখ এই পৃষ্ঠার শীর্ষে উল্লেখ থাকে, এবং কোনো উল্লেখযোগ্য পরিবর্তনের ক্ষেত্রে আমরা পেশাদারদের ই-মেইলের মাধ্যমে বা ভার্চুয়াল অফিস (Escritório Virtual)-এ অবহিত করব।

ডেটা সুরক্ষা বিষয়ক যোগাযোগ: dpo@titusone.pt। সাধারণ যোগাযোগ: geral@titusone.pt। পরিচালনাকারী প্রতিষ্ঠান: [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada]।