गोपनीयता नीति (पेशेवर और लिंक प्राप्त करने वाले धारक)

1. यह नीति किन पर लागू होती है

यह नीति (क) उन पेशेवरों पर लागू होती है जिनका Titus Docs पर खाता है, और (ख) उन व्यक्तियों पर लागू होती है जिन्हें किसी पेशेवर से संग्रह लिंक प्राप्त होता है और जो उसके माध्यम से अपने दस्तावेज़ प्राप्त करने की अनुमति देते हैं ("धारक")। यदि आप किसी पेशेवर के माध्यम के बिना, सीधे एक निजी व्यक्ति के रूप में Titus Docs का उपयोग करते हैं, तो निजी व्यक्तियों के लिए गोपनीयता नीति लागू होती है।

Titus Docs, TitusOne उत्पाद की एक निजी सेवा है, जिसका संचालन [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada] द्वारा किया जाता है।

2. डेटा नियंत्रक और डेटा प्रसंस्करणकर्ता

दस्तावेज़ों के संग्रह में, दस्तावेज़ माँगने वाला पेशेवर धारक के व्यक्तिगत डेटा का नियंत्रक होता है: वह तय करता है कि डेटा किन उद्देश्यों के लिए एकत्र किया जाता है, और ऐसा करने के लिए उसके पास कोई विधिक आधार होना अनिवार्य है। Titus Docs प्रसंस्करणकर्ता के रूप में कार्य करता है, जो पेशेवर की ओर से और उसके निर्देशों के अनुसार, RGPD के अनुच्छेद 28 के अंतर्गत किए गए प्रसंस्करण अनुबंध के तहत डेटा का प्रसंस्करण करता है।

पेशेवर के स्वयं के खाते और बिलिंग संबंधी डेटा के मामले में, तथा सेवा के सुरक्षा और ऑडिट रिकॉर्ड के मामले में, Titus Docs डेटा नियंत्रक के रूप में कार्य करता है।

यदि आप धारक हैं और जानना चाहते हैं कि आपसे दस्तावेज़ किसने और किस उद्देश्य से माँगे हैं, तो यह जानकारी आपको प्राप्त लिंक में दी गई है और संबंधित पेशेवर से माँगी जा सकती है।

3. प्रसंस्कृत व्यक्तिगत डेटा

पेशेवर का डेटा: नाम, ई-मेल, टेलीफ़ोन, कंपनी और बिलिंग संबंधी डेटा, खाते के उपयोग संबंधी डेटा, अनुरोधों और क्रेडिट का रिकॉर्ड।

धारक का डेटा: नाम, लिंक भेजने के लिए उपयोग किया गया ई-मेल या टेलीफ़ोन, NIF और NISS, सहमति का रिकॉर्ड, और पोर्टलों से प्राप्त आधिकारिक दस्तावेज़। धारक द्वारा दी गई अनुमति के अनुसार, इन दस्तावेज़ों में कर-पता, आय, अंशदान की स्थिति, सामाजिक सुरक्षा संबंधी डेटा, अचल संपत्ति या ऋण-दायित्व जैसा डेटा हो सकता है।

एक्सेस क्रेडेंशियल: धारक द्वारा दर्ज किए गए पासवर्ड और SMS कोड का प्रसंस्करण अपवाद स्वरूप, खंड 5 के अनुसार, और केवल संग्रह के दौरान किया जाता है।

तकनीकी डेटा: सुरक्षा और दुरुपयोग का पता लगाने के लिए IP पता, ब्राउज़र का प्रकार और एक्सेस लॉग। हम जानबूझकर विशेष श्रेणियों का डेटा एकत्र नहीं करते; तथापि, आधिकारिक दस्तावेज़ों में संवेदनशील जानकारी हो सकती है, जिसका प्रसंस्करण समान स्तर की सुरक्षा के साथ और केवल संग्रह के उद्देश्य से किया जाता है।

4. उद्देश्य और वैधता के आधार

पेशेवर द्वारा अनुरोधित संग्रह करना और उसे दस्तावेज़ सौंपना। धारक के डेटा के प्रसंस्करण के संबंध में, आधार का निर्धारण नियंत्रक के रूप में पेशेवर द्वारा किया जाता है, और यह सामान्यतः धारक की सहमति (RGPD का अनुच्छेद 6, पैराग्राफ़ 1, खंड a)) या धारक के अनुरोध पर अनुबंध-पूर्व कार्रवाइयाँ (खंड b)) होता है। Titus Docs केवल निर्धारित शर्तों के अनुसार प्रसंस्करण करता है।

पेशेवर के खाते, क्रेडिट और बिलिंग का प्रबंधन: अनुबंध का निष्पादन (अनुच्छेद 6, पैराग्राफ़ 1, खंड b)) और विधिक दायित्वों का पालन, विशेष रूप से कर और लेखा संबंधी दायित्व (खंड c))।

यह सिद्ध करने के लिए कि सहमति दी गई थी और सेवा अधिकृत शर्तों के अनुसार प्रदान की गई थी, सहमति और ऑडिट के रिकॉर्ड रखना: वैध हित (खंड f)) और, जहाँ लागू हो, विधिक दायित्वों का पालन।

सेवा की सुरक्षा, धोखाधड़ी और दुरुपयोग की रोकथाम, और तकनीकी सुधार: डेटा विषयों के अधिकारों और अपेक्षाओं पर विचार करने के बाद, वैध हित (अनुच्छेद 6, पैराग्राफ़ 1, खंड f))।

अनुरोधों और शिकायतों का उत्तर देना और, आवश्यकता पड़ने पर, कार्यवाहियों में अधिकारों की रक्षा करना: वैध हित और विधिक दायित्वों का पालन।

5. पोर्टलों के क्रेडेंशियल

दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए, धारक संग्रह पृष्ठ पर अपने क्रेडेंशियल दर्ज करता है: कर और सीमा शुल्क प्राधिकरण (Finanças) का NIF और पासवर्ड, सामाजिक सुरक्षा पोर्टल (Segurança Social Direta) का NISS और पासवर्ड, और जब पोर्टल माँगे, तब SMS द्वारा प्राप्त कोड। पुर्तगाल के केंद्रीय बैंक (Banco de Portugal) तक पहुँच Finanças के प्रमाणीकरण के माध्यम से होती है।

ये क्रेडेंशियल प्राप्त होते ही AES-256-GCM से एन्क्रिप्ट किए जाते हैं, केवल संग्रह करने वाले रोबोट द्वारा एक पृथक ब्राउज़र में उपयोग किए जाते हैं, और संग्रह के अंत में मिटा दिए जाते हैं। इनकी अधिकतम अवधि 24 घंटे है, जिसके समाप्त होने पर इन्हें मिटा दिया जाता है, भले ही संग्रह पूरा न हुआ हो। पेशेवर इन्हें कभी नहीं देखता, और हम इनका किसी अन्य उद्देश्य के लिए उपयोग नहीं करते, न ही इन्हें लॉग फ़ाइलों में दर्ज करते हैं।

धारक किसी भी समय संग्रह को रोक सकता है। हम अनुशंसा करते हैं कि संग्रह पूरा होने के बाद आप अपने पासवर्ड बदल लें।

6. डेटा का प्रतिधारण

क्रेडेंशियल: संग्रह के अंत में मिटा दिए जाते हैं, और किसी भी स्थिति में अधिकतम 24 घंटे के भीतर।

प्राप्त PDF दस्तावेज़: पेशेवर द्वारा डाउनलोड किए जा सकने के लिए 30 दिनों तक रखे जाते हैं, और उसके बाद स्वचालित रूप से मिटा दिए जाते हैं। पेशेवर उन्हें इस अवधि से पहले भी मिटा सकता है। जो दस्तावेज़ पेशेवर ने अपनी प्रणालियों में डाउनलोड कर लिए हैं, वे उसकी एकमात्र ज़िम्मेदारी के अधीन हो जाते हैं।

सहमति और ऑडिट के रिकॉर्ड: प्रमाण के लिए तथा विधिक दायित्वों के पालन और अधिकारों की रक्षा के लिए 5 वर्षों तक रखे जाते हैं।

पेशेवर के खाते और बिलिंग का डेटा: अनुबंध की अवधि के दौरान और उसके बाद, कर और लेखा संबंधी प्रतिधारण की विधिक अवधियों तक।

अवधियाँ समाप्त होने पर, डेटा को मिटा दिया जाता है या अपरिवर्तनीय रूप से अनाम कर दिया जाता है।

7. प्राप्तकर्ता और उप-प्रसंस्करणकर्ता

धारक का डेटा उस पेशेवर को उपलब्ध कराया जाता है जिसने दस्तावेज़ माँगे थे। हम व्यक्तिगत डेटा नहीं बेचते और न ही विज्ञापन के लिए उसका उपयोग करते हैं।

हम ऐसे उप-प्रसंस्करणकर्ताओं की सेवाएँ लेते हैं जिनके अनुबंध RGPD के अनुच्छेद 28 का पालन करते हैं: यूरोपीय संघ (जर्मनी) में समर्पित सर्वर पर होस्टिंग; भुगतान के लिए Stripe (केवल पेशेवर का बिलिंग और भुगतान संबंधी डेटा); DNS सेवाओं के लिए Cloudflare।

हम कानून द्वारा अपेक्षित या अनुमत होने पर सार्वजनिक प्राधिकरणों को, और गोपनीयता के कर्तव्य से बँधे अपने पेशेवर सलाहकारों को भी डेटा प्रदान कर सकते हैं।

8. अंतरराष्ट्रीय स्थानांतरण

दस्तावेज़ों और क्रेडेंशियल के डेटा का प्रसंस्करण और भंडारण यूरोपीय संघ (जर्मनी) स्थित सर्वर पर किया जाता है। हमारे कुछ सेवा प्रदाता, जैसे Stripe और Cloudflare, सीमित डेटा (जैसे भुगतान डेटा या IP पते) का प्रसंस्करण यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र के बाहर कर सकते हैं। ऐसे मामलों में, स्थानांतरण RGPD में निर्धारित तंत्रों, जैसे पर्याप्तता निर्णय या मानक संविदात्मक खंड, और आवश्यकता होने पर पूरक उपायों पर आधारित होता है।

9. सुरक्षा

हम उपयुक्त तकनीकी और संगठनात्मक उपाय लागू करते हैं: क्रेडेंशियल का एन्क्रिप्शन (AES-256-GCM), संचार का एन्क्रिप्शन, प्रत्येक संग्रह के लिए पृथक ब्राउज़र, भूमिका-आधारित एक्सेस नियंत्रण, एक्सेस का लॉग, बैकअप प्रतियाँ और निर्धारित अवधियों में स्वचालित विलोपन।

व्यक्तिगत डेटा के उल्लंघन की स्थिति में, जिससे डेटा विषयों के अधिकारों को जोखिम हो, हम पेशेवर को अनुचित विलंब के बिना सूचित करेंगे, ताकि वह नियंत्रक के रूप में अपने दायित्वों का पालन कर सके, और हम उसके तथा पर्यवेक्षी प्राधिकरण के साथ सहयोग करेंगे।

10. डेटा विषयों के अधिकार, उनका प्रयोग कैसे करें और CNPD में शिकायत

RGPD के अनुसार, आपको पहुँच, सुधार, विलोपन, प्रसंस्करण की सीमा, पोर्टेबिलिटी और आपत्ति का अधिकार है, साथ ही किसी भी समय अपनी सहमति वापस लेने का अधिकार है, जिससे पहले से किए गए प्रसंस्करण की वैधता प्रभावित नहीं होती, और महत्वपूर्ण प्रभाव वाले पूर्णतः स्वचालित निर्णयों के अधीन न होने का अधिकार भी है।

यदि आप धारक हैं, तो आपको अपना अनुरोध उस पेशेवर को भेजना चाहिए जिसने आपसे दस्तावेज़ माँगे थे, क्योंकि वही नियंत्रक है। आप हमें dpo@titusone.pt पर भी लिख सकते हैं: हम आपका अनुरोध पेशेवर को भेज देंगे और, जहाँ संभव हो, उसका उत्तर देने में सहायता करेंगे, उदाहरण के लिए दस्तावेज़ों को तुरंत मिटाकर। यदि आप पेशेवर हैं, या उस डेटा के संबंध में जिसके हम नियंत्रक हैं, अनुरोध सीधे dpo@titusone.pt पर भेजा जा सकता है।

हम एक माह के भीतर उत्तर देते हैं, जिसे विधिक प्रावधानों के अनुसार बढ़ाया जा सकता है। अनुरोध करने वाले की पहचान की पुष्टि के लिए हम अतिरिक्त जानकारी माँग सकते हैं।

यदि आपको लगता है कि आपके डेटा का प्रसंस्करण कानून का उल्लंघन करता है, तो आपको किसी अन्य प्रशासनिक या न्यायिक उपाय पर प्रतिकूल प्रभाव डाले बिना, राष्ट्रीय डेटा संरक्षण आयोग (Comissão Nacional de Proteção de Dados — CNPD) में www.cnpd.pt पर शिकायत दर्ज करने का अधिकार है।

11. कुकीज़

हम केवल तकनीकी कुकीज़ का उपयोग करते हैं, जो साइट के संचालन के लिए अत्यंत आवश्यक हैं: एक सत्र कुकी, जो आपके सत्र को लॉग-इन बनाए रखती है, और थीम (लाइट या डार्क) की प्राथमिकता वाली एक कुकी। हम विज्ञापन, व्यवहार-विश्लेषण या ट्रैकिंग कुकीज़ का उपयोग नहीं करते, इसलिए इनके उपयोग के लिए सहमति माँगना आवश्यक नहीं है। आप अपने ब्राउज़र की सेटिंग्स में इन कुकीज़ को मिटा या अवरुद्ध कर सकते हैं, किंतु ऐसा करने पर कुछ सुविधाएँ काम करना बंद कर सकती हैं।

12. परिवर्तन और संपर्क

हम इस नीति को अद्यतन कर सकते हैं। अंतिम अद्यतन की तिथि इस पृष्ठ के शीर्ष पर दी गई है और, किसी महत्वपूर्ण परिवर्तन की स्थिति में, हम पेशेवरों को ई-मेल द्वारा या वर्चुअल कार्यालय (Escritório Virtual) में सूचित करेंगे।

डेटा संरक्षण के लिए संपर्क: dpo@titusone.pt। सामान्य संपर्क: geral@titusone.pt। संचालक इकाई: [ENTIDADE OPERADORA — NIPC, morada]।